Kodėl Kaunas – puiki vieta verslo renginiams
Kaunas pastaruosius metus išgyvena tikrą renesansą. Antrasis pagal dydį Lietuvos miestas nebėra vien tik pramonės centras ar studentų miestelis – tai dinamiška vieta, kurioje verslo kultūra klesti kaip niekad anksčiau. Organizuojant verslo renginį čia, atsiverią unikalios galimybės, kurių nerasite sostinėje.
Pirma, Kaunas yra kompaktiškas. Tai reiškia, kad dalyviai nepraras pusės dienos kelionėje iš viešbučio į renginio vietą. Visos pagrindinės lokacijos pasiekiamos per 15-20 minučių, o tai logistikos požiūriu – neįkainojama. Antra, kainos. Taip, tai svarbu. Konferencijų salių, viešbučių ir papildomų paslaugų kainos Kaune vis dar yra žymiai mažesnės nei Vilniuje, o kokybė – tikrai ne prastesnė.
Be to, Kaunas turi stiprią verslo bendruomenę. Čia veikia „Startup Space”, „Kaunas IN”, „Žalgirio” arena, modernus „Moxy” viešbutis su konferencijų erdvėmis, istoriniai pastatai, pritaikyti šiuolaikiniams renginiams. Miestas siūlo įvairovę – nuo šiuolaikinių stiklo ir betono erdvių iki autentiškų tarpukario modernizmo pastatų, kurie suteikia renginiui ypatingą atmosferą.
Renginio tikslo ir formato nustatymas
Prieš pradedant bet kokį planavimą, turite atsakyti į vieną paprastą klausimą: ko siekiate? Skamba kaip klišė, bet būtent čia daugelis suklumpa. „Norime surengti konferenciją” – tai ne tikslas. Tikslas yra konkretus, išmatuojamas rezultatas.
Gal norite pritraukti naujų klientų? Tuomet jūsų renginys turėtų būti orientuotas į demonstravimą, praktines dirbtuves, tiesioginį bendravimą. Gal siekiate sustiprinti komandos ryšius? Tada formatą reikia kurti kitokį – su daugiau interaktyvių elementų, komandos kūrimo užduočių, neformaliojo bendravimo. O gal tikslas – pozicionuoti įmonę kaip rinkos lyderę? Tuomet reikia mąstyti apie ekspertų panelius, žiniasklaidos dėmesį, aukšto lygio pranešėjus.
Formatas turi atitikti turinį ir auditoriją. Konferencija 200 žmonių – tai vienas dalykas. Uždaras verslo pusryčiai 30 įtakingiausių miesto vadovų – visai kas kita. Networking vakaras startuoliams skiriasi nuo B2B partnerių susitikimo. Kiekvienas formatas reikalauja skirtingos erdvės, skirtingo laiko, skirtingo biudžeto.
Praktinis patarimas: surašykite tris pagrindinius sėkmės kriterijus. Pavyzdžiui: „Surinkti bent 50 potencialių klientų kontaktų”, „Gauti 5 publikacijas žiniasklaidoje”, „Pasiekti 90% dalyvių pasitenkinimo įvertinimą”. Tai padės vėliau vertinti, ar renginys buvo sėkmingas, ar ne.
Lokacijos pasirinkimas ir logistikos niuansai
Lokacija gali padaryti ar sugadinti renginį. Tai ne tik erdvė su kėdėmis ir projektoriumi. Tai atmosfera, patogumas, įspūdis, kurį paliekate dalyviams.
Kaune turite keletą pagrindinių krypčių. Jei rengiate didelę konferenciją – žvilgtelėkite į „Žalgirio” areną ar „Kauno kongresų centrą”. Šios vietos gali sutalpinti šimtus žmonių ir turi visą reikiamą infrastruktūrą. Vidutinio dydžio renginiams puikiai tinka „Moxy” viešbučio erdvės, „Villon” konferencijų centras ar „Park Inn by Radisson” viešbutis. Ieškote ko nors autentiško? „Kauno tvirtovės” kazemate, „Kultūros fabriko” erdvės ar net restauranai su atskiromis salėmis gali suteikti unikalų koloritą.
Bet lokacija – tai ne tik patalpa. Turite pagalvoti apie:
Parkavimą – ar dalyviai turės kur palikti automobilius? Kaune tai vis dar aktualu, nes daugelis atvyksta savo transportu.
Viešąjį transportą – ar lengva pasiekti vietą autobusu ar troleibusų? Ar arti stotelės?
Aplinką – kas yra šalia? Jei renginys trunka visą dieną, dalyviai norės pietų pertraukos. Ar yra kavinių, restoranų netoliese?
Techniką – kokia garso, vaizdo įranga yra vietoje? Ar reikės nuomoti papildomai? Ar yra stabilus internetas? Tai gyvybiškai svarbu, jei planuojate tiesioginę transliaciją ar dalyviai turės dirbti su savo įrenginiais.
Atmosferą – ar erdvė atitinka jūsų renginio dvasią? Startuolių susitikimas prabangaus viešbučio salėje gali atrodyti keistai, o rimtas finansų sektoriaus forumas hipsteriškoj kavinėj – taip pat.
Rezervuokite vietą bent 2-3 mėnesius iš anksto, ypač jei planuojate renginį pavasario ar rudens sezonu, kai verslo renginių aktyvumas didžiausias. Apsilankykite vietoje asmeniškai – nuotraukos internete gali būti apgaulingos.
Biudžeto planavimas ir išlaidų optimizavimas
Pinigai – tai tema, apie kurią visi galvoja, bet ne visi nori kalbėti atvirai. Tačiau būkime sąžiningi: be aiškaus biudžeto jūsų renginys gali tapti finansine katastrofa.
Pagrindinės išlaidų kategorijos verslo renginiui Kaune:
Lokacijos nuoma – priklausomai nuo vietos ir trukmės, gali kainuoti nuo 200 iki 3000 eurų ir daugiau.
Maitinimas – skaičiuokite apie 15-30 eurų vienam dalyviui už kavos pertraukas ir 20-50 eurų už pietus. Taip, tai sudaro didelę biudžeto dalį.
Technika – garso, vaizdo įranga, apšvietimas. Jei lokacija neturi savo, nuoma gali kainuoti 300-1000 eurų.
Pranešėjai – jei kviečiate išorinius ekspertus, skaičiuokite jų honorarus ir kelionės išlaidas.
Marketingas – renginio reklama, spausdinti medžiaga, registracijos sistema.
Personalo išlaidos – registratoriai, techninė pagalba, fotografas, vaizdo operatorius.
Papildomi elementai – vardų kortelės, marškinėliai, suvenyrai, spausdinta medžiaga.
Kaip optimizuoti išlaidas neprarandant kokybės? Pirma, ieškokite partnerių ir rėmėjų. Daugelis įmonių mielai rems kokybišką verslo renginį mainais už matomumą. Antra, naudokite skaitmeninius sprendimus – elektroninė registracija, skaitmeninė medžiaga vietoj spausdintos, QR kodai vietoj fizinių bilietų. Trečia, derėkitės. Ypač jei rengiate renginį ne sezono metu ar užsakote kelias paslaugas iš vieno tiekėjo.
Visada turėkite 10-15% biudžeto kaip rezervą netikėtoms išlaidoms. Jos atsiras – garantuoju.
Dalyvių pritraukimas ir komunikacijos strategija
Galite surengti puikiausią renginį pasaulyje, bet jei niekas neateis – tai tik brangi repeticija. Dalyvių pritraukimas prasideda ne savaitę prieš renginį, o bent 1-2 mėnesius anksčiau.
Pirmiausia – aiškiai apibrėžkite savo tikslinę auditoriją. Kas tie žmonės? Kokio amžiaus? Kokiose pozicijose dirba? Kokios jų problemos ir poreikiai? Kuo konkretesni būsite, tuo lengviau bus juos pasiekti.
Komunikacijos kanalai Kaune:
Socialiniai tinklai – LinkedIn profesionaliems renginiams, Facebook bendruomenei, Instagram jei jūsų auditorija jaunesnė. Kurkite renginį Facebook’e, naudokite taikintas reklamas.
El. paštas – vis dar vienas efektyviausių kanalų verslo auditorijai. Bet ne šlamštas – asmeniškai suformuluoti laiškai su aiškia verte.
Verslo bendruomenės – Kaune veikia „Kaunas IN”, „Versli Lietuva”, įvairios profesinės asociacijos. Jos dažnai dalijasi narių renginių informacija.
Vietos žiniasklaida – „Kauno diena”, 15min.lt Kauno skyrius, LRT regioninės laidos. Jei jūsų renginys turi naujieninę vertę, žurnalistai mielai parašys.
Partneriai – jei turite verslo partnerius, paprašykite jų padėti skleisti informaciją savo tinkluose.
Registracijos procesas turi būti paprastas kaip du kart du. Jei žmogus turi užpildyti dešimties laukų formą, didelė tikimybė, kad jis tiesiog uždarys langą. Paprašykite tik būtiniausios informacijos. Naudokite patikimas registracijos platformas – „Eventbrite”, „Eventyco” ar pan.
Siųskite priminimus. Žmonės užsiregistruoja ir užmiršta. Priminimas savaitę prieš, priminimas dieną prieš, priminimas renginio rytą – tai ne per daug, tai būtina.
Programos kūrimas ir pranešėjų valdymas
Programa – tai jūsų renginio stuburas. Ji turi būti dinamiška, įvairi, bet ne perkrauta. Žmonių dėmesio trukmė nėra begalinė, ypač verslo kontekste.
Aukso taisyklė: kiekviena sesija ar pranešimas neturėtų trukti ilgiau nei 45 minutes. Po to būtina pertrauka ar formato pasikeitimas. Monotonija – renginio priešas numeris vienas.
Gera programa turi ritmą. Pradėkite stipriu pranešėju, kuris užkurs auditoriją. Viduryje turėkite interaktyvių elementų – diskusijų, Q&A sesijų, darbų grupių. Baigti irgi reikia stipriai – žmonės turi išeiti su energija ir įkvėpimu, ne su noru kuo greičiau pabėgti.
Pranešėjų pasirinkimas – atsakinga užduotis. Ieškokite ne tik žinomų vardų, bet ir žmonių, kurie tikrai turi ką pasakyti jūsų auditorijai. Vietos ekspertai Kaune dažnai būna ne mažiau įdomūs už sostinės žvaigždes, o kartais – net autentiškesni ir praktiškesni.
Kai kviečiate pranešėjus, būkite aiškūs:
– Kokia tema turėtų būti pranešimas
– Kiek laiko turės
– Kokia auditorija
– Kokio formato tikitės (pranešimas, pokalbis, dirbtuvės)
– Ką siūlote mainais (honorarą, matomumą, kelionės išlaidų kompensavimą)
Prieš renginį būtinai surenkite techninę repeticiją su visais pranešėjais. Patikrinkite jų prezentacijas, garso lygį, mikrofono darbą. Tai gali sutaupyti daugybę nervų renginio dieną.
Techninis pasiruošimas ir dieną X
Renginio diena – tai momentas, kai visas planavimas susiduria su realybe. Ir realybė ne visada būna tokia, kokią įsivaizdavote.
Atvykite į vietą bent 2-3 valandas prieš renginio pradžią. Taip, tai anksti. Bet geriau turėti laiko rezervą nei bėgioti paskutinę minutę sprendžiant problemas.
Techninis check-list:
Garso sistema – patikrinkite visus mikrofonus, garsiakalbius. Paprašykite kolegos pastovėti skirtingose salės vietose ir pasakyti, ar gerai girdėti.
Vaizdo projekcija – įkelkite visas prezentacijas į vieną kompiuterį, patikrinkite, ar visos atsidaro, ar šriftai matosi, ar vaizdo įrašai veikia.
Internetas – patikrinkite WiFi stiprumą visose salės dalyse. Turėkite atsarginį planą, jei internetas nutrūks.
Apšvietimas – ar pakanka šviesos? Ar ne per daug? Ar pranešėjai bus gerai matomi?
Temperatūra – salė su 100 žmonių įšils labai greitai. Geriau pradėti su šiek tiek vėsesne temperatūra.
Registracijos zona – ar aiškiai matoma? Ar yra stalai, spausdintų dalyvių sąrašų, vardų kortelių, rašiklių?
Navigacija – ar aiškūs ženklai, kur tualetai, kur salė, kur garderobo?
Turėkite komandą su aiškiai paskirstytomis rolėmis. Vienas žmogus – registracija, kitas – technika, trečias – pranešėjų koordinavimas, ketvirtas – bendras koordinavimas. Visi turi turėti vienas kito telefono numerius ir būti pasiekiami.
Pasiruoškite krizių valdymui. Kas bus, jei pranešėjas vėluos? Jei sugrius projekcija? Jei ateis dvigubai daugiau žmonių nei tikėjotės? Turėkite planus B, C ir net D.
Ir dar vienas dalykas – šypsokitės. Net jei viduje jums panika, išoriškai būkite ramūs ir draugiški. Jūsų energija persiduoda dalyviams.
Po renginio: vertinimas ir ryšių palaikymas
Renginys baigėsi, dalyviai išsiskirstė, jūs iškvėpėte. Bet darbas dar nesibaigė. Iš tiesų, tai, ką darote po renginio, gali būti net svarbiau už patį renginį.
Pirmiausia – padėkos. Per 24 valandas išsiųskite padėkos laiškus visiems dalyviams. Ne šabloninį „Ačiū, kad dalyvavote”, o nuoširdų laišką su konkrečia verte – nuotraukomis, prezentacijų medžiaga, papildoma informacija, kuria žadėjote pasidalinti.
Pranešėjams – atskiri, asmeniškai parašyti laiškai. Jie skyrė jums savo laiką ir ekspertizę, tai nusipelno dėmesio.
Dabar – vertinimas. Išsiųskite trumpą apklausą dalyviams (ne ilgesnę nei 5-7 klausimai). Klauskite:
– Kas patiko labiausiai?
– Ką reikėtų pagerinti?
– Ar rekomenduotų renginį kolegoms?
– Kokių temų norėtų ateityje?
Analizuokite skaičius: kiek žmonių užsiregistravo vs. kiek atėjo, kokia buvo dalyvių įsitraukimo dinamika, kiek kontaktų surinkote, koks buvo socialinių tinklų pasiekiamumas.
Palaikykite ryšius. Sukurkite LinkedIn grupę renginio dalyviams, reguliariai dalinkitės naudingu turiniu, informuokite apie būsimus renginius. Vienkartinis renginys – tai gerai, bet nuolatinė bendruomenė – tai vertė.
Kai viskas susideda į vietą
Sėkmingas verslo renginys Kaune – tai ne stebuklų rezultatas, o kruopštaus planavimo, dėmesio detalėms ir nuoširdaus noro sukurti vertę dalyviams vaisius. Miestas siūlo visas reikiamas sąlygas – nuo modernių erdvių iki stiprios verslo bendruomenės, nuo prieinamų kainų iki autentiškos atmosferos.
Bet svarbiausia – atminkite, kad renginys nėra tikslas savaime. Tai priemonė pasiekti tikslus: sustiprinti ryšius, pritraukti klientų, pozicionuoti įmonę, dalintis žiniomis. Jei po renginio galite pasakyti, kad šie tikslai pasiekti – sveikinu, jums pavyko.
Nepamirškite, kad kiekvienas renginys – tai mokymosi patirtis. Pirmasis gali būti ne tobulas, ir tai normalu. Svarbu analizuoti, kas veikė, kas ne, ir kitą kartą daryti geriau. Verslo renginių organizavimas – tai įgūdis, kuris tobulėja su praktika.
Ir paskutinis patarimas: mėgaukitės procesu. Taip, bus streso, netikėtumų, iššūkių. Bet kai matote, kaip žmonės bendrauja, keičiasi idėjomis, užmezga naujas pažintis, kuria verslą – supranti, kad tai verta visų pastangų. Sėkmės jums organizuojant!
