Kodėl verta rimtai pasiruošti verslo renginiui
Verslo renginys – tai ne tik galimybė susitikti su partneriais ar klientais, bet ir jūsų įmonės vizitinė kortelė. Kaune, kur verslo aplinka nuolat auga ir stiprėja, gerai organizuotas renginys gali atverti duris į naujas partnerystes, padidinti prekės ženklo žinomumą ir net pritraukti investicijų. Tačiau tarp „geros idėjos” ir sėkmingo įgyvendinimo yra nemažas atstumas, kurį reikia nuveikti su aiškiu planu ir kruopščiu dėmesiu detalėms.
Daugelis organizatorių daro klaidą manydami, kad pakanka išnuomoti salę, pasiųsti kvietimus ir laukti svečių. Realybė yra kur kas sudėtingesnė – sėkmingas renginys prasideda nuo aiškaus tikslo formulavimo ir baigiasi tik po to, kai išanalizuojate rezultatus ir gaunate grįžtamąjį ryšį. Tarp šių dviejų taškų yra dešimtys sprendimų, kurie gali nulemti, ar jūsų renginys bus įsimintinas dėl teisingų priežasčių.
Planavimo etapas: kada pradėti ir ką apgalvoti
Pirmiausia turite suprasti, kad planavimas turėtų prasidėti bent 3-6 mėnesius prieš renginį, priklausomai nuo jo masto. Jei planuojate konferenciją su 200+ dalyvių, pusė metų – tai minimalus laikas. Mažesniam verslo pusryčiui ar networking’o vakarui užteks ir 2-3 mėnesių.
Pradėkite nuo tikslo apibrėžimo. Ar norite pristatyti naują produktą? Suburti verslo bendruomenę? Švęsti įmonės jubiliejų? Kiekvienas tikslas reikalauja skirtingo požiūrio. Produkto pristatymas turės daugiau prezentacinių elementų, o networking’as – erdvių ir laiko laisvai komunikacijai.
Biudžeto planavimas – tai ne mėgstamiausias daugelio organizatorių užsiėmimas, bet būtinas. Išskirkit pagrindines išlaidų kategorijas: vietos nuoma, catering’as, techninė įranga, reklama, lektoriai ar pranešėjai, spausdinti medžiagos, dekoracijos. Nepamirškite 10-15% rezervo nenumatytiems atvejams – jie tikrai atsiras.
Kaune turite nemažai pasirinkimų dėl vietos. Verslo centrai kaip „BLC”, viešbučiai („Moxy”, „Radisson”, „Park Inn”), kultūrinės erdvės („Kauno kultūrinis centras”), netgi netradicinės vietos kaip „Žalgirio” arena mažesniems renginiams ar loft tipo erdvės Senamiestyje. Kiekviena vieta turi savo atmosferą ir tinka skirtingiems tikslams.
Vietos pasirinkimas: daugiau nei tik kvadratiniai metrai
Renkantis vietą, kvadratūra – tai tik pradžia. Turite pagalvoti apie logistiką: ar yra pakankamai parkavimo vietų? Kaip lengvai pasiekiama viešuoju transportu? Ar yra keletas įėjimų (svarbu registracijai ir evakuacijos planui)? Ar erdvė turi natūralios šviesos, jei renginys vyks dienos metu?
Kaune ypač svarbu įvertinti sezoną. Žiemą kai kurios vietos gali būti sunkiau pasiekiamos dėl sniego, o vasarą verta apsvarstyti lauko erdves – pavyzdžiui, terasas ant stogų arba renginius prie Nemuno. „Kauno marių” regionas taip pat siūlo įdomių galimybių vasaros renginiams, nors tai jau šiek tiek už miesto ribų.
Apsilankykite vietoje asmeniškai, geriausia tuo pačiu savaitės dienu ir laiku, kada planuojate renginį. Tai leis įvertinti triukšmo lygį, apšvietimą, oro kondicionavimą. Pasiteiraukite apie technines galimybes: kokia garso sistema, ar yra projektoriaus, ekrano, interneto greitis (kritiškai svarbu, jei planuojate tiesioginę transliaciją ar interaktyvias sesijas).
Programa ir turinys: kaip išlaikyti dėmesį
Net ir geriausiai organizuotas renginys nepasiseks, jei dalyviai nuobodžiaus. Programa turi būti dinamiška, bet ne perkrauta. Žmonių dėmesio trukmė yra ribota – po 45-60 minučių klausymosi reikia pertraukos ar formato pasikeitimo.
Jei planuojate pranešimus, apgalvokite jų trukmę. 15-20 minučių pristatymas su 5-10 minučių klausimams – tai optimalu. Ilgesnės prezentacijos turėtų būti išskirtinai įdomios arba interaktyvios. Įtraukite diskusijų panelius, Q&A sesijas, workshop’us – bet ką, kas leidžia dalyviams ne tik klausytis, bet ir dalyvauti.
Networking’o laikas – ne „papildoma” dalis, o esminė renginio komponentė. Žmonės ateina ne tik išgirsti pranešimus (daugelį jų galėtų pamatyti ir YouTube), bet užmegzti ryšius. Skirkite tam pakankamai laiko ir sukurkite erdves, kur žmonės natūraliai susiburtų – kavos stalai, kokteilių zona, net specialios networking’o zonos su patogiais baldais.
Techniniai aspektai: ką dažnai pamirštame
Garsas – tai pirmasis dalykas, kurį pastebite, jei jis blogas, ir nepastebite, jei geras. Investuokite į profesionalią garso sistemą arba bent pasitikrinkite, ar vietos įranga tikrai veikia. Prieš renginį atlikite pilną techninį testą su mikrofonu, muzika, video.
Apšvietimas kuria atmosferą. Per tamsus – žmonės snaus, per šviesus – jaučiasi kaip apklausoje. Jei renginys vakarinis, apgalvokite atmosferinį apšvietimą. Kaune galite rasti įmonių, kurios nuomoja profesionalią apšvietimo įrangą už prieinamą kainą.
Interneto ryšys šiandien yra būtinybė. Dalyviai norės dalintis nuotraukomis socialiniuose tinkluose (o tai jums – nemokama reklama), bet jiems reikės WiFi. Įsitikinkite, kad tinklas išlaikys apkrovą – jei laukiate 100 žmonių, visi jie turės bent po du įrenginius.
Registracija – pirmasis dalyvių įspūdis. Jei žmonės stovės eilėje 20 minučių, renginys prasidės blogai, nesvarbu, kaip puiki bus programa. Naudokite skaitmenines registracijos sistemas (QR kodai, aplikacijos), turėkite pakankamai registracijos stalų, aiškiai pažymėkite, kur kas.
Catering’as ir vaišės: daugiau nei tik maistas
Maistas renginyje atlieka kelias funkcijas: maitina, sukuria pertraukas, skatina bendravimą. Pusryčių renginiui užteks kavos, arbatos ir lengvų užkandžių. Pietų ar vakariniam renginiui reikės solidesnio meniu.
Kaune rasite įvairių catering’o paslaugų teikėjų – nuo biudžetinių variantų iki premium klasės. Svarbu ne tik kaina, bet ir lankstumas (ar gali pritaikyti meniu vegetarams, alergiškiems), patikimumas (ar pristatys laiku), patirtis (ar dirbo su panašiais renginiais).
Alkoholio klausimas priklauso nuo renginio pobūdžio. Formaliai verslo konferencijai pietų metu alkoholis nebūtinas, bet vakaro networking’ui kokteiliai gali būti tinkamas pasirinkimas. Tik įsitikinkite, kad yra ir nealkoholinių alternatyvų – ne visi geria, ir tai visiškai normalu.
Maisto pateikimas taip pat svarbus. Švediškas stalas leidžia žmonėms judėti ir bendrauti, o sėdimas pietūs sukuria formalesnę atmosferą. Finger food puikiai tinka networking’ui – žmonės gali valgyti stovėdami ir laikydami gėrimą.
Reklama ir dalyvių pritraukimas
Puikus renginys nieko nevertas, jei apie jį niekas nežino. Pradėkite reklamą bent mėnesį prieš renginį, o idealiu atveju – dar anksčiau. Naudokite kelis kanalus: socialinius tinklus (LinkedIn ypač svarbus verslo renginiams), el. paštą, verslo bendruomenių grupes.
Kaune veikia kelios verslo asociacijos ir bendruomenės – „Kauno verslo taryba”, „Kauno pramonės, prekybos ir amatų rūmai”, startuolių bendruomenė „Startup Lithuania Kaunas”. Bendradarbiavimas su jomis gali padėti pasiekti tikslinę auditoriją.
Sukurkite Facebook ar LinkedIn event’ą – tai leidžia žmonėms lengvai dalintis informacija su kolegomis. Naudokite hashtag’us, kurie padės sekti pokalbius apie renginį. Jei biudžetas leidžia, apsvarstykit mokamą reklamą socialiniuose tinkluose – galite labai tiksliai nukreipti ją į Kauno verslininkus ar konkrečių sričių specialistus.
Ankstyvosios registracijos nuolaida skatina žmones apsispręsti greičiau ir padeda jums geriau planuoti. Grupinės nuolaidos gali pritraukti įmones, kurios atsiųs kelis darbuotojus. Partnerystės su kitomis įmonėmis gali padėti pasiekti platesnę auditoriją – jie reklamuoja jūsų renginį savo klientams, o jūs – jiems.
Renginio diena: kai planas susiduria su realybe
Atvykite į vietą bent 2-3 valandas prieš oficialų renginio pradžią. Tai laikas galutiniam techniniam patikrinimui, dekoracijų tvarkymui, komandos instruktavimui. Turėkite aiškų sąrašą, ką reikia patikrinti: garsas, šviesa, projekcija, registracijos stalas, maisto zona, tualetai, nuorodos.
Paskirkit atsakingus žmones skirtingoms sritims: registracija, technika, catering’o koordinavimas, lektorių priežiūra, socialinių tinklų valdymas. Kiekvienas turi žinoti savo užduotis ir turėti kontaktus kitiems komandos nariams.
Būkite pasirengę improvizuoti. Lektorius gali vėluoti, technika – sugedti, dalyvių – atvykti daugiau ar mažiau nei tikėjotės. Turėkite atsarginį planą pagrindiniams scenarijams. Pavyzdžiui, jei lektorius vėluoja 30 minučių, gal galite pradėti networking’u arba trumpa įžangine diskusija?
Stebėkite laiką, bet būkite lankstūs. Jei diskusija klostosi puikiai ir dalyviai aktyviai įsitraukę, galbūt verta leisti jai tęstis 10 minučių ilgiau nei planuota. Atvirkščiai, jei matote, kad žmonės pavargę, galite sutrumpinti pertrauką.
Kai viskas pasibaigė: sekite pėdsakus ir mokykitės
Renginys nesibaigia, kai išeina paskutinis svečias. Per 24-48 valandas išsiųskite padėkos laiškus dalyviams. Tai ne tik mandagumas – tai galimybė pasidalinti papildoma medžiaga (prezentacijų skaidrės, nuotraukos, video įrašas), paprašyti grįžtamojo ryšio ir priminti apie jūsų įmonę.
Grįžtamasis ryšys – tai aukso vertės informacija. Sukurkite trumpą apklausą (ne ilgesnę nei 5-7 klausimai), kur dalyviai gali įvertinti įvairius renginio aspektus. Kas patiko labiausiai? Ką pagerintumėte? Ar rekomenduotų kolegoms? Būkite pasirengę ir kritikai – ji padės tobulėti.
Išanalizuokite skaičius: kiek žmonių užsiregistravo vs. kiek atėjo, kokia buvo įsitraukimo dinamika per renginį, kiek sąnaudų teko vienam dalyviui, kiek naujų kontaktų ar potencialių klientų gavote. Jei renginio tikslas buvo konkretus (pvz., pritraukti 50 naujų leadų), įvertinkite, ar pasiekėte.
Socialinių tinklų analizė taip pat svarbi. Kiek žmonių naudojo jūsų hashtag’ą? Kokia buvo pasiekiamumas? Kokie įrašai sulaukė daugiausiai dėmesio? Ši informacija padės planuojant kitą renginį.
Kaune verslo bendruomenė gana glausti – geras renginys bus aptariamas, o blogas – irgi. Todėl kiekvienas renginys yra investicija į jūsų reputaciją. Mokykitės iš klaidų, kartokite tai, kas veikė, ir nebijokite eksperimentuoti. Galbūt kitas renginys bus dar sėkmingesnis, nes turėsite patirties ir suprasite, kas jūsų auditorijai tikrai svarbu.
Organizuoti verslo renginį Kaune – tai iššūkis, reikalaujantis kruopštaus planavimo, dėmesio detalėms ir gebėjimo prisitaikyti. Bet kai matote pilną salę įsitraukusių dalyvių, girdite gyvas diskusijas ir vėliau gaunate žinučių apie naujas partnerystes, kurios užsimezgė jūsų renginyje, suprantate, kad visas tas darbas buvo vertas. Sėkmė slypi ne tik dideliame biudžete, bet ir gerai apgalvotoje strategijoje, autentiškame požiūryje ir nuoširdžiame nore sukurti vertę dalyviams.
