Kodėl verta rengti verslo renginį būtent Kaune
Kaunas pastaraisiais metais tapo tikru verslo renginių centru. Antrasis pagal dydį Lietuvos miestas siūlo puikų balansą tarp profesionalios infrastruktūros ir žmogiškesnės, ne tokios užgožtos sostinės atmosferos. Čia lengviau surasti tinkamą erdvę, o dalyviai jaučiasi laisviau nei didmiesčio sūkuryje.
Miestas turi visą reikiamą infrastruktūrą – nuo modernių verslo centrų iki kambarinių viešbučių, nuo patogių susisiekimo galimybių iki įvairių porenginių pramogų. Be to, Kaune veikia stipri verslo bendruomenė, kuri mielai dalyvauja įvairiuose profesiniuose susibūrimuose. O jei jūsų renginys skirtas tarptautinei auditorijai, Kauno oro uostas yra puikus privalumas.
Pirmieji žingsniai: kas turi būti aišku dar prieš pradedant
Prieš šokdami į organizacinius vandenis, turite atsakyti sau į keletą esminių klausimų. Koks jūsų renginio tikslas? Ar tai produkto pristatymas, networking’o vakaras, konferencija, mokymai? Kiekvienas formatas reikalauja skirtingo požiūrio.
Antra – kas jūsų tikslinė auditorija? Jei kalbame apie startuolius, renginio atmosfera bus visiškai kitokia nei organizuojant bankų sektoriaus atstovų susitikimą. Žinodami, kam renginys skirtas, galėsite geriau parinkti vietą, laiką ir net meniu.
Biudžetas – štai kas dažnai tampa skaudžia tema. Būkite realistai. Geriau surengti kuklesnį, bet kokybišką renginį, nei bandyti ištempti didžiulį eventą su perpus mažesnėmis lėšomis nei reikia. Į biudžetą įtraukite ne tik akivaizdžius dalykus kaip salės nuoma ar catering’as, bet ir smulkmenas – spausdinimą, dekoracijas, netikėtus išlaidų šuolius.
Vietos pasirinkimas: kur Kaune verta rengti verslo renginį
Kaune turite tikrai iš ko rinktis. Jei jūsų renginys nedidelis (iki 50 žmonių), puikiai tiks koworking’ų erdvės – „Kaunas IN”, „SOHO Coworking” ar „Kablys” siūlo modernias, jau techniškai aprūpintas erdves už prieinamą kainą.
Vidutinio dydžio renginiams (50-200 dalyvių) verta pažvelgti į viešbučių konferencijų sales. „Moxy”, „Park Inn”, „Radisson” turi profesionalias erdves su visa reikiama įranga. Pliusas – dalyviai iš kitų miestų gali čia pat apsistoti, o jūs gausite kompleksinį paslaugų paketą.
Didesniems renginiams tinka „Kauno kongresų centras”, „Žalgirio” arena ar „Kauno sporto halė”. Tiesa, tokios erdvės reikalauja ir didesnio biudžeto, ir kruopštesnio planavimo. Bet jei tikitės kelių šimtų dalyvių, alternatyvų nedaug.
Netradicinės erdvės taip pat gali būti puikus pasirinkimas. Kauno senamiesčio galerijos, „Laisvės alėjos” kavinės su atskira sale, net gamyklinės erdvės gali suteikti jūsų renginiui unikalumo. Tik įsitikinkite, kad vieta turi pakankamai rozetčių, normalų internetą ir tinkamą akustiką.
Techniniai aspektai, kurie gali sugadinti viską
Garsas ir vaizdas – štai kas dažniausiai sukiršina organizatorius. Net geriausioje salėje su prastais mikrofonais ar neveikiančiu projektoriumi jūsų renginys virsta katastrofa. Visada, VISADA patikrinkite techniką prieš renginį. Ne valandą prieš, o dieną ar bent kelias valandas.
Interneto ryšys – kitas kritinis punktas. Jei jūsų renginyje žmonės turės naudotis wifi, įsitikinkite, kad jis išlaikys apkrovą. Viešbučių wifi dažnai nėra skirtas tam, kad 100 žmonių vienu metu transliuotų vaizdo įrašus į socialines medijas. Pasitarkite su vietos IT specialistais, galbūt reikės papildomo ryšio stiprinimo.
Registracija – šiuolaikiniuose renginiuose popierinės registracijos jau beveik niekas nenaudoja. „Eventbrite”, „Meetup” ar net paprasta Google forma su QR kodais veikia puikiai. Tik nepamirškite turėti atsarginį planą, jei technologijos sustreikuos – kartais senas geras sąrašas su vardu ir pavarde išgelbsti situaciją.
Catering’as: kaip pamaitinti dalyvius ir nesugriauti biudžeto
Maistas verslo renginiuose – tai ne tik fiziologinis poreikis, bet ir networking’o katalizatorius. Kavos pertraukos metu užsimezga geriausi kontaktai, o pietų metu – sudedami verslo sandėriai.
Kaune veikia nemažai catering’ą teikiančių įmonių. „Mano guru”, „Catering House”, „Food Stories” – visi jie gali pasiūlyti sprendimus įvairiems biudžetams. Pusryčių renginiui pakanka kavos, arbatos ir lengvų sumuštinių. Pietų konferencijai reikės sotesnio meniu, bet nebūtinai penkių patiekalų.
Vegetariški ir veganiški variantai – tai jau ne mada, o būtinybė. Visada turėkite bent vieną alternatyvą mėsai. Taip pat pasiteiraukite dalyvių apie alergijas – tai profesionalumo ženklas. Paprastas klausimas registracijos formoje gali išgelbėti ką nors nuo nemalonios situacijos.
Alkoholis verslo renginiuose – jautrus klausimas. Vakaro networking’ui taurė vyno ar alaus yra visiškai normalu. Bet dieninėje konferencijoje alkoholio geriau vengti iki pat pabaigos. Žmonės atvyksta mokytis ir dirbti, ne švęsti.
Kaip pritraukti dalyvius ir užtikrinti, kad jie tikrai ateis
Turėti puikų renginį nieko nereiškia, jei niekas apie jį nežino. Socialinės medijos – jūsų geriausias draugas. Sukurkite Facebook eventą, dalinkitės LinkedIn, naudokite Instagram stories. Bet nepamirškite, kad skirtingos auditorijos gyvena skirtingose platformose.
El. laiškai vis dar veikia stebuklingai gerai. Tik nesiųskite vieno laiško visiems. Segmentuokite auditoriją – skirtingoms grupėms siųskite skirtingus pranešimus, pabrėždami tai, kas jiems aktualu.
Ankstyvosios registracijos nuolaidos skatina žmones priimti sprendimą greičiau. Net 20% nuolaida tiems, kas užsiregistruoja mėnesį prieš renginį, gali žymiai padidinti dalyvių skaičių. O jūs anksčiau žinosite, ko tikėtis.
Partneriai ir ambasadoriai – puikus būdas pasiekti platesnę auditoriją. Susiraskite organizacijas ar asmenybes, kurios galėtų būti suinteresuotos jūsų renginiu ir pasiūlykite jiems tapti partneriais. Jie reklamuos renginį savo kanaluose, o jūs gausite prieigą prie jų auditorijos.
Diena D: kas turi būti padaryta renginio dieną
Atvykite į vietą bent 2-3 valandas anksčiau. Visada kažkas nutinka ne taip, kaip planuota. Gal kėdės sustatytos ne taip, gal projektorius neveikia, gal catering’as atvežė ne tą sūrį. Turėdami laiko rezervą, galėsite viską sutvarkyti be panikos.
Paskirskite aiškius vaidmenis komandos nariams. Kas atsakingas už registraciją? Kas sprendžia techninius klausimus? Kas bendrauja su pranešėjais? Kai visi žino savo pareigas, renginys vyksta sklandžiau.
Registracijos zona turi būti aiški ir lengvai pasiekiama. Žmonės neturėtų ieškoti, kur užsiregistruoti. Didelės iškabos, rodyklės, o dar geriau – žmogus prie įėjimo, kuris nukreips teisingai.
Pradėkite laiku. Tai skamba savaime suprantama, bet kiek renginių prasideda 15-20 minučių vėliau? Gerbianti savo dalyvius organizacija pradeda tada, kada pažadėjo. Jei laukiate vėluojančių VIP svečių, geriau pradėkite su įžanginiu pranešimu ar networking’u.
Po renginio: kaip išspausti maksimalią vertę
Renginys nesibaigė, kai paskutinis svečias išėjo. Dabar prasideda ne mažiau svarbus etapas – follow-up. Per 24-48 valandas išsiųskite padėkos laiškus dalyviams. Įtraukite renginio nuotraukas, pristatymus, jei tokie buvo, ir galbūt trumpą apklausą.
Apklausa – tai jūsų aukso kasykla. Sužinosite, kas patiko, kas ne, ką reikėtų pagerinti kitą kartą. Padarykite ją trumpą (ne daugiau kaip 5-7 klausimai), bet informatyvią. Ir būtinai pasiūlykite kokį nors skatinimą – galbūt nuolaidą kitam renginiui ar prizą loterijoje.
Socialinės medijos turinys gali gyventi dar kelias savaites po renginio. Dalinkitės nuotraukomis, citatom iš pranešėjų, dalyvių atsiliepimais. Tai ne tik pratęsia renginio gyvavimą, bet ir kuria lūkesčius kitam kartui.
Finansinė ataskaita – ne pati smagiausia dalis, bet būtina. Suskaičiuokite visas pajamas ir išlaidas. Kur išleidote daugiau nei planavo? Kur sutaupėte? Ši informacija bus neįkainojama planuojant kitą renginį.
Kai viskas sudėliota į lentynėles
Verslo renginio organizavimas Kaune nėra raketų mokslas, bet reikalauja dėmesio detalėms ir kruopštaus planavimo. Miestas siūlo puikias galimybes – nuo erdvių iki paslaugų teikėjų, tereikia mokėti jomis pasinaudoti.
Svarbiausias patarimas – pradėkite planuoti anksčiau, nei jums atrodo reikalinga. Geros vietos Kaune išsigrobstomos greitai, ypač pavasario ir rudens sezono metu. Turėkite aiškų biudžetą ir laikykitės jo, bet palikite 10-15% rezervą nenumatytiems dalykams.
Nebijokite prašyti pagalbos. Kaune veikia profesionalūs renginių organizatoriai, kurie gali padėti tiek su visu renginiu, tiek su atskiromis jo dalimis. Kartais geriau investuoti į profesionalų, nei patiems mokytis iš klaidų.
Ir pats svarbiausias dalykas – neužmirškite, kam tas renginys. Jis skirtas žmonėms, jų patirčiai, vertei, kurią jie gauna. Jei nuolat laikysitės šios minties priimant sprendimus, jūsų renginys tikrai bus sėkmingas. O Kaunas tam suteiks puikią sceną.
