Kodėl verta rinktis Kauną verslo renginiams?
Kaunas jau seniai nėra tik „antrasis miestas” – tai dinamiškas verslo centras su puikia infrastruktūra ir vis augančia renginių industrija. Jei planuojate konferenciją, seminarą ar korporatyvinį renginį, Kaunas gali pasiūlyti tai, ko nerasite net sostinėje: autentišką atmosferą, prieinamesnę kainą ir netikėtai daug profesionalių sprendimų.
Miestas turi kompaktišką centrą, todėl dalyviai lengvai pasieks renginį iš bet kurio taško. Čia veikia modernios konferencijų erdvės, įdomūs netradiciniai renginių plotai ir solidus pasirinkimas viešbučių įvairiems biudžetams. Be to, Kaunas puikiai pasiekiamas tiek iš Vilniaus, tiek iš regionų – tai ypač svarbu, kai renkate dalyvius iš visos Lietuvos.
Renginio tikslų nustatymas: kas iš tikrųjų svarbu?
Prieš šokdami į organizacinius reikalus, sustokite ir atsakykite į kelis esminius klausimus. Kokia jūsų renginio esmė? Ar norite pristatyti naują produktą, suburti komandą, ar galbūt įtvirtinti ekspertų statusą rinkoje?
Tikslai turi būti ne tik aiškūs, bet ir išmatuojami. Vietoj „surengti gerą konferenciją” geriau formuluoti taip: „pritraukti 150 dalyvių iš IT sektoriaus ir gauti bent 30 potencialių klientų kontaktų”. Matote skirtumą? Konkretus tikslas padeda priimti teisingus sprendimus vėliau – nuo vietos pasirinkimo iki marketingo strategijos.
Nepamirškite ir emocinio aspekto. Ką norėtumėte, kad dalyviai jaustų ir ką įsimintu? Gal tai bus įkvepiantis pranešėjas, netikėta lokacija ar tiesiog puikiai suorganizuotas renginys, kur viskas veikia kaip laikrodis? Šie dalykai formuoja jūsų renginio DNR ir padeda išsiskirti iš minios.
Vietos pasirinkimas: kur Kaune vyksta tikrasis verslas
Kaune rasite erdvių kiekvienai progai ir biudžetui. Tradiciniai konferencijų centrai kaip „Park Inn by Radisson” ar „Best Western Santakos” viešbutis siūlo patikimus sprendimus su visa reikalinga įranga. Čia gausite ir salę, ir cateringą, ir techninę paramą – viskas vienoje vietoje.
Tačiau jei ieškote kažko įsimintinesnio, pažvelkite į netradicines erdves. „Kultūros fabrikas Loftas” puikiai tinka kūrybinėms industrijoms, o „Kauno technologijos universiteto” modernios erdvės idealios technologinėms konferencijoms. Yra ir visai netikėtų variantų – nuo pramoninių loftų iki istorinių pastatų su charakteriu.
Rinkdamiesi vietą, atsižvelkite ne tik į patalpų dydį ir kainą. Ar yra pakankamai parkavimo vietų? Kaip arti viešojo transporto? Ar erdvė atitinka jūsų įmonės įvaizdį? Ar galėsite pritaikyti erdvę savo poreikiams – pakabinti plakatų, įrengti registracijos zoną, sukurti atskiras darbo erdves?
Biudžeto planavimas be nemalonių staigmenų
Štai kur dažniausiai įvyksta nesusipratimai: biudžetas atrodo aiškus, bet paskui atsiranda „smulkmenos”, kurios išpučia sąmatas dvigubai. Todėl planuokite išsamiai ir iš karto rezervuokite 15-20% nenumatytoms išlaidoms.
Pagrindinės išlaidų kategorijos, kurias turite įtraukti: erdvės nuoma, catering’as, techninė įranga, pranešėjų honorarai ir kelionės išlaidos, reklama ir marketingas, spauda ir renginio medžiagos, personalas ir savanoriai, draudimas (taip, tai svarbu!).
Kaune kainos paprastai maloniai nustebina – konferencijų salės nuoma gali kainuoti 30-50% pigiau nei Vilniuje, o catering’o paslaugos taip pat prieinamos. Tačiau nepulkite į pigiausius variantus aklas – kokybė visada atsispindi renginio įspūdyje. Geriau sumažinkite dalyvių skaičių, bet pasiūlykite geresnę patirtį.
Derėtis galima ir reikia, ypač jei rengiate renginį ne sezono metu (rugsėjis-lapkritis, sausis-kovas). Daugelis vietų suteikia nuolaidas ilgalaikėms sutartims arba jei užsakote kelias paslaugas kartu.
Logistika ir techniniai sprendimai: detalės, kurios lemia viską
Geras renginys – tai renginys, kuriame dalyviai net nepagalvoja apie organizacinius dalykus, nes viskas veikia sklandžiai. Kaip tai pasiekti? Tik kruopščiai planuojant kiekvieną smulkmeną.
Registracija turi būti greitesnė nei kavos pasiėmimas. Naudokite šiuolaikines registracijos sistemas su QR kodais – dalyviai tiesiog parodo telefoną, gauna vardaženklį ir eina toliau. Jokių eilių, jokio popieriaus, jokio chaoso. Kaune veikia kelios įmonės, siūlančios tokius sprendimus už prieinamą kainą.
Garso ir vaizdo įranga – ne vieta taupyti. Prastas garsas ar neveikiantis projektorius gali sugadinti net geriausią pranešimą. Jei erdvė neturi profesionalios įrangos, samdykite specialistus. Kaune rasite kelias patikimas AV įrangos nuomos įmones, kurios ne tik pristatys įrangą, bet ir pasirūpins jos veikimu renginio metu.
Nepamirškite interneto ryšio – tai kritiškai svarbu. Patikrinkite ne tik ar yra WiFi, bet ir ar jis atlaikys 100+ įrenginių vienu metu. Prireikus užsisakykite papildomą kanalą. Ir būtinai turėkite atsarginį planą, jei pagrindinis ryšys nutrūktų.
Marketingas ir dalyvių pritraukimas: kaip užpildyti salę
Galite surengti puikiausią renginį pasaulyje, bet jei niekas neateis – kam to reikia? Marketingas turi prasidėti bent 2-3 mėnesius prieš renginį, o idealiu atveju – dar anksčiau.
Pradėkite nuo aiškaus vertės pasiūlymo. Ne „konferencija apie marketingą”, o „sužinokite, kaip padidinti pardavimus 30% per 3 mėnesius”. Matote skirtumą? Žmonės registruojasi ne į renginius – jie registruojasi į rezultatus, kuriuos tikisi gauti.
Komunikacijos kanalai priklauso nuo jūsų auditorijos. B2B renginiams puikiai veikia LinkedIn reklama ir el. pašto kampanijos. Jei tikslinė grupė jaunesnė ar kūrybiškesnė – Instagram ir Facebook bus efektyvesni. Nepamirškite ir tradicinių kanalų – verslo žiniasklaidos, pramonės asociacijų, partnerių tinklų.
Sukurkite ankstyvojo paukščio kainas ir skatinkite žmones registruotis iš anksto. Tai ne tik padės planuoti logistiką, bet ir sukurs skubotumo jausmą. Pasiūlykite nuolaidas grupėms – taip pritrauksite daugiau dalyvių iš tų pačių įmonių.
Dalyvių patirties kūrimas: nuo registracijos iki atsisvekinimo
Šiuolaikinis renginys – tai ne tik pranešimai ir pietūs. Tai patirtis, kurią dalyviai prisimins ir apie kurią pasakos kitiems. Kaip sukurti tokią patirtį?
Viskas prasideda dar prieš renginį. Siųskite informatyvius, bet ne įkyriai dažnus laiškus – priminkite apie renginį, pasidalinkite programa, papasakokite apie pranešėjus, pasiūlykite atsisiųsti programėlę (jei tokią naudojate). Padėkite dalyviams pasijusti laukiamiems.
Pačiame renginyje sukurkite erdves bendravimui. Tai gali būti tiek fizinės erdvės (kavos zonos, lounge’ai), tiek organizuoti networking’o formatai. Žmonės į renginius ateina ne tik klausytis pranešimų – jie nori užmegzti kontaktų, pasidalinti patirtimi, rasti partnerių ar klientų.
Interaktyvumas – raktas į įsitraukimą. Naudokite Q&A sesijas, apklausas realiuoju laiku, interaktyvias diskusijas. Kaune populiarėja ir netradiciniai formatai – nuo speed networking iki pasivaikščiojimų su pranešėjais. Nebijokite eksperimentuoti.
Po renginio darbas tęsiasi. Išsiųskite padėkos laiškus, pasidalinkite nuotraukomis ir įrašais, paprašykite atsiliepimų. Geriausia – sukurkite bendruomenę, kuri liks aktyvi iki kito renginio. Tai gali būti LinkedIn grupė, el. pašto naujienlaiškis ar netgi mažesni tinklaveikos susitikimai tarp didelių renginių.
Kai viskas sueina į vieną vietą: jūsų sėkmės receptas
Verslo renginio organizavimas Kaune – tai ne raketos mokslas, bet tikrai reikalauja dėmesio detalėms ir strateginio mąstymo. Miestas siūlo visas reikiamas sąlygas – nuo modernių erdvių iki profesionalių paslaugų teikėjų. Jūsų užduotis – viską sujungti į vientisą patirtį, kuri atitinka jūsų tikslus ir viršija dalyvių lūkesčius.
Pradėkite nuo aiškių tikslų, skirkite pakankamai laiko planavimui, nepagailėkite investicijų į esminius dalykus (vieta, įranga, catering’as), bet nebijokite taupyti ten, kur tai neturi įtakos dalyvių patirčiai. Ir svarbiausia – nepamiršite, kad renginys yra apie žmones, ne apie tobulą organizaciją. Geriau turėti vieną mažą nesklandumą, bet šiltą atmosferą, nei steriliai tobulą, bet šaltą renginį.
Kaunas suteikia puikią galimybę išsiskirti iš įprastų Vilniaus renginių, pasiūlyti dalyviams kitokią patirtį ir kartu sutaupyti biudžetą. Pasinaudokite šiomis galimybėmis, planuokite išsamiai, bet nebijokite improvizuoti, kai reikia. Ir atminkite – geriausias renginio įvertinimas yra ne apdovanojimai, o dalyviai, kurie klausia: „Kada bus kitas?”
