Kodėl verslo renginiai Kaune vis dar reikalauja kruopštaus planavimo
Verslo renginių organizavimas nėra tik salės nuoma ir kavos užsakymas. Ypač Kaune, kur verslo bendruomenė auga sparčiai, bet infrastruktūra kartais atsilieka nuo sostinės galimybių. Matau, kaip daugelis organizatorių įsivaizduoja, kad pakaks išsiųsti kvietimus ir užsakyti kelias dėžes sumuštinių – o paskui stebi, kaip dalyviai slenka į išėjimą dar neprasidėjus pagrindinei programai.
Kauno specifika yra ta, kad čia verslo aplinka vis dar gana glausti. Visi vieni kitus pažįsta, o tai reiškia, kad prastas renginys bus aptariamas dar ilgai. Tačiau tai ir privalumas – sėkmingas renginys gali tapti tikru šuoliu jūsų verslo reputacijai. Miestas turi savo ritmą, savo lūkesčius, ir juos reikia suprasti dar prieš pradedant bet kokį planavimą.
Organizuojant renginį šiame mieste susiduriate su keliomis unikaliosiomis aplinkybėmis. Pirma, čia mažiau profesionalių renginių organizatorių nei Vilniuje, todėl tenka daugiau dalykų daryti patiems. Antra, dalyviai dažnai tikisi šiltesnio, mažiau formalaus tono nei sostinėje. Trečia, logistika gali būti sudėtingesnė – ne visi žino, kur rasti reikiamus tiekėjus ar paslaugų teikėjus.
Planavimo etapas: kas nulemia sėkmę dar prieš pradedant
Planavimas prasideda ne nuo datos pasirinkimo, o nuo tikslo apibrėžimo. Skamba banaliai, bet būtent čia daugelis suklysta. „Norime surengti networking’ą” – tai ne tikslas, tai tik formatas. Tikrasis tikslas galėtų būti: „Norime supažindinti 50 IT sektoriaus profesionalų su mūsų nauja paslauga ir gauti bent 15 potencialių klientų kontaktų”. Matote skirtumą?
Kai turite aiškų tikslą, galite pradėti planuoti atgal. Jei jums reikia 50 dalyvių, tikriausiai turėsite pakviesti apie 150-200 žmonių, nes Kaune vidutinis atsiliepimų procentas verslo renginiams svyruoja tarp 25-35%. Jei renginys nemokamas ir tema aktuali, gali būti ir daugiau, bet geriau skaičiuoti konservatyviai.
Biudžeto planavimas Kaune turi savo ypatumus. Salės nuoma čia kainuoja 30-50% pigiau nei Vilniuje, bet kai kurių specifinių paslaugų gali tekti ieškoti sostinėje, o tai padidina transporto išlaidas. Vidutiniškai 50 žmonių verslo renginiui Kaune reikėtų planuoti 2000-4000 eurų biudžetą, priklausomai nuo formato ir ambicijų lygio. Čia įskaičiuotas salės nuoma, catering’as, techninė įranga, reklama ir smulkiosios išlaidos.
Data ir laikas Kaune turi būti parenkami atsižvelgiant į miesto ritmą. Antradieniai ir trečiadieniai paprastai geriausi – pirmadieniais žmonės dar įsibėgėja po savaitgalio, ketvirtadieniais jau galvoja apie laisvalaikį, o penktadieniais tikrai nebesurenka. Laikas? 17:00-17:30 pradžia veikia geriau nei 18:00, nes žmonės gali atvykti tiesiog iš darbo, o ne važinėti namo ir grįžti atgal.
Vietos pasirinkimas: daugiau nei tik kvadratiniai metrai
Kaune yra kelios kategorijos erdvių, tinkamų verslo renginiams, ir kiekviena turi savo pliusų bei minusų. Tradiciniai verslo centrai kaip „Quadrum” ar „Kauno Dokas” siūlo profesionalią aplinką ir gerą infrastruktūrą, bet kartais gali pasirodyti per formalūs jaunesniems dalyvių ratams. Koworking’ų erdvės kaip „SOHO” ar „Bičiulystės” erdvė suteikia šiltesnę atmosferą, bet gali būti per mažos didesniam renginiui.
Viešbučių konferencijų salės („Moxy”, „Kaunas”, „Daugirdas”) yra patogus variantas, nes čia viskas po ranka – catering’as, garso įranga, parkavimas. Tačiau jos dažnai atrodo vienodai ir neturi unikalaus charakterio. Jei norite, kad renginys būtų įsimintinas, verta pažvelgti į netradicines erdves – galerijas, renovuotus gamyklinius pastatus, net kai kurias kavinės ar restoranų sales.
Renkantis vietą, būtinai patikrinkite šiuos dalykus asmeniškai apsilankę: kokia akustika (ypač svarbu, jei bus kalbėtojai), ar yra pakankamas vėdinimas (uždaroje erdvėje 50 žmonių po valandos sukuria dusią atmosferą), kiek laiko reikia salei paruošti ir sutvarkyti po renginio, ar yra pakankamas parkavimas arba geras viešojo transporto susisiekimas.
Parkavimas Kaune – tai atskirą tema. Daugelis potencialių dalyvių atmes renginį, jei supras, kad parkavimasis bus košmaras. Net jei erdvė puiki, bet ji senamiesty be parkavimo galimybių, geriau ieškoti alternatyvų arba bent jau aiškiai komunikuoti, kaip spręsti šią problemą (pavyzdžiui, nurodyti artimiausias parkavimo aikšteles ir jų kainas).
Techninis aprūpinimas: kas dažniausiai suklumpa
Techninė dalis – tai vieta, kur net patyrę organizatoriai gali susidurti su netikėtumais. Kaune ne visos erdvės turi profesionalią garso ir vaizdo įrangą, todėl dažnai tenka nuomoti papildomai. Ir čia prasideda linksmybės – projektorius, kuris „tikrai veikia”, bet pasirodo, kad tik su tam tikru kabeliu, kurio niekas neturi. Arba mikrofonas, kuris „normaliai veikia”, bet fone girdimas keistas ūžesys.
Jei renginys apima prezentacijas, turėtumėte turėti bent du scenarijus: idealų ir avarinį. Idealus – viskas veikia, prezentacija rodoma per projektorių, garsas skamba aiškiai. Avarinis – projektorius neveikia, bet turite atsarginį nešiojamą ekraną arba bent didelį televizorių. Mikrofonas neveikia – bet erdvė pakankamai maža, kad kalbėtojas galėtų kalbėti be jo, arba turite atsarginį.
Interneto ryšys – dar viena klasikinė problema. Net jei vieta garantuoja WiFi, patikrinkite jo spartą ir stabilumą prieš renginį. Jei planuojate tiesioginę transliaciją ar dalyviai turės naudotis interaktyviomis platformomis, standartinio WiFi gali nepakakti. Kartais verta turėti atsarginį mobilų internetą per telefoną kaip backup planą.
Apšvietimas dažnai lieka nepastebėtas, kol neatsiranda problemų. Per tamsu – žmonės snaudžia, per šviesu – blogai matosi projekcija. Idealiu atveju turėtumėte galėti reguliuoti apšvietimą priklausomai nuo renginio dalies. Prezentacija – tamsiau, networking’as – šviesiau. Jei tokios galimybės nėra, bent planuokite renginio struktūrą atsižvelgdami į esamą apšvietimą.
Catering’as ir logistika: kaip pamaitinti dalyvius neprarandant profesionalumo
Maistas verslo renginyje atlieka didesnį vaidmenį, nei daugelis mano. Tai ne tik fiziologinis poreikis – tai socialinė lipdė, atmosferos kūrėjas ir net renginio kokybės indikatorius dalyvių akyse. Kaune catering’o paslaugų kokybė labai įvairi, todėl verta skirti laiko tiekėjo pasirinkimui.
Standartiniai sumuštiniai ir kavutė jau nebepakanka. Žmonės tikisi bent minimalaus įvairumo ir dėmesio detalėms. Tai nereiškia, kad reikia užsakyti prabangų banketą – paprastas, bet kokybiškas maistas su keliais vegetariškais variantais ir geru kava veiks geriau nei pretenzingus, bet prastai paruoštas patiekalas. Kaune yra kelios catering’o įmonės, kurios specializuojasi būtent verslo renginiuose – jos supranta specifiką ir gali pasiūlyti praktiškus sprendimus.
Maisto pateikimo laikas ir būdas turi būti apgalvotas. Jei tai rytinis renginys, žmonės tikisi pusryčių tipo maisto – kruasanų, vaisių, jogurto. Jei popietinis – lengvesnių užkandžių. Vakarinis – gali būti sotesnių variantų. Svarbu, kad maistas būtų lengvai valgomas stovint ir nesukeltų nepatogumų (niekas nenori bandyti valgyti spagečių kokteiliniame renginyje).
Gėrimų stotis turi būti strategiškai išdėstytos ir lengvai prieinamos. Jei žmonės turi stovėti eilėje prie vieno staliuko, kur stovi kavos aparatas, tai sukuria spūstis ir nepatogumus. Geriau turėti kelias mažesnes stotis nei vieną didelę. Ir būtinai – vanduo turi būti prieinamas visą laiką, ne tik maisto pertraukų metu.
Komunikacija ir dalyvių pritraukimas: kaip išsiskirti informacijos sraute
Kauno verslo bendruomenė nėra milžiniška, bet ji aktyviai naudojasi socialiniais tinklais ir profesionaliais kanalais. Kvietimų siuntimas prasideda bent mėnesį prieš renginį, o intensyvi komunikacija – dvi savaites iki jo. Tačiau čia svarbu ne tik kada, bet ir kaip komunikuojate.
Standartinis kvietimas su formalia informacija apie datą, vietą ir programą jau nebepakanka. Žmonės nori žinoti, kodėl jiems verta skirti laiką būtent šiam renginiui. Kas ten bus tokio, ko jie negali gauti kitur? Su kuo galės susipažinti? Kokią konkretę naudą išsinešis? Jei negalite atsakyti į šiuos klausimus įtikinamai, tikriausiai ir pats renginys dar nėra pakankamai gerai apgalvotas.
Kaune gerai veikia tiesioginis bendravimas per LinkedIn, ypač jei jūsų tikslinė auditorija – profesionalai. Asmeniškai parašytas kvietimas veikia daug geriau nei masinė žinutė. Taip pat verta panaudoti vietinius verslo grupes Facebook’e – jų Kaune yra kelios aktyvios, ir žmonės tikrai seka, kas ten vyksta.
Registracijos sistema turi būti paprasta. Jei žmogui reikia užpildyti dešimt laukų ir sukurti paskyrą kokioje nors platformoje, didelė dalis tiesiog atsisakys. Pakanka vardo, pavardės, el. pašto ir galbūt įmonės pavadinimo. Jei norite daugiau informacijos, geriau surinkti ją jau renginio metu per pokalbius ar papildomus klausimynus.
Priminimų strategija taip pat svarbi. Vienas priminimas likus savaitei, kitas – likus dienai. Bet ne daugiau, nes pradėsite erzinti. Priminime verta įtraukti praktiškų detalių: kaip patogiausia atvykti, kur parkuotis, kokia bus oro prognozė (jei tai aktualus), ar reikia ko nors atsivežti.
Renginio diena: kada planas susiduria su realybe
Renginio diena prasideda ne tada, kai atėjo pirmieji dalyviai, o bent kelias valandas anksčiau. Jei renginys prasideda 17:00, erdvėje turėtumėte būti jau apie 14:00, kad turėtumėte pakankamai laiko viską paruošti ir išspręsti nenumatytus dalykus. O jų tikrai atsiras.
Pirmiausia patikrinkite techninę įrangą – ne tik ar ji veikia, bet ir ar veikia taip, kaip reikia. Paleiskite prezentaciją nuo pradžios iki pabaigos, patikrinkite garso lygį skirtinguose salės taškuose, įsitikinkite, kad visi kabeliai saugiai pritvirtinti ir niekas nesusipainiojo. Jei naudojate mikrofonus, patikrinkite baterijas ir turėkite atsargines.
Registracijos zona turi būti aiškiai matoma ir lengvai prieinama. Turėtumėte turėti spausdintą dalyvių sąrašą (taip, net jei naudojate skaitmeninę sistemą – internetas gali nutrūkti), vardų kortelių, rašiklių. Registracijos stalą turėtų prižiūrėti bent du žmonės, kad nesusidarytų eilės. Pirmieji atvykstantys dalyviai formuoja įspūdį apie visą renginį, todėl registracija turi būti sklandi ir draugiška.
Atmosferos kūrimas prasideda nuo smulkmenų. Muzika fone (negarsiai) kol renkasi dalyviai padeda užpildyti tylą ir sumažina nepatogumą. Aiškūs nurodymai, kur kas yra (tualetai, garderobas, maisto zona), padeda žmonėms jaustis patogiau. Jei yra galimybė, paskirtas žmogus, kuris aktyviai sveikina dalyvius ir padeda jiems įsitraukti į bendravimą, gali labai pakeisti renginio dinamiką.
Laiko valdymas renginio metu – tai menas. Programą reikia laikytis, bet ne fanatiškai. Jei matote, kad dalyviai aktyviai bendrauja networking’o metu, galbūt verta pratęsti tą dalį ir šiek tiek sutrumpinti kitą. Tačiau jei kažkas vėluoja ar užsitęsia, reikia mokėti taktiškai grąžinti į vėžes. Dalyviai vertina, kai jų laikas gerbiamas ir programa vyksta kaip pažadėta.
Po renginio: kaip paversti vienkartiniu įvykį ilgalaikiu rezultatu
Renginys nesibaigia, kai išeina paskutinis dalyvis. Iš tiesų, tai, kas vyksta po renginio, dažnai nulemia, ar jis bus tikrai sėkmingas ilgalaikėje perspektyvoje. Per daug organizatorių tiesiog atsidūsta palengvėję ir grįžta į kasdienybę, prarašydami vertingą momentą.
Pirmąją dieną po renginio išsiųskite padėkos laišką visiems dalyvavusiems. Ne formalų „ačiū, kad dalyvavote”, o asmenišką žinutę su konkrečiomis detalėmis. Jei žadėjote pasidalinti prezentacijomis ar papildoma medžiaga – dabar laikas tai padaryti. Jei fotografavote renginį (o turėjote fotografuoti), pridėkite nuorodą į foto galeriją.
Grįžtamasis ryšys yra kritiškai svarbus. Išsiųskite trumpą apklausą (ne ilgesnę nei 5 klausimai) ir paskatinkite žmones ją užpildyti. Galite pasiūlyti simbolinį prizą atsitiktinai pasirinktam atsakiusiajam. Klausimai turėtų būti konkretūs: kas patiko labiausiai, kas galėjo būti geriau, ar rekomenduotų kitiems, kokias temas norėtų girdėti ateityje.
Kontaktų tvarkymas ir follow-up su potencialiais klientais ar partneriais turėtų prasidėti per 48 valandas po renginio. Kol dar šviežias įspūdis, žmonės bus daug labiau linkę tęsti pokalbį. Jei renginio metu kažkas parodė susidomėjimą jūsų produktu ar paslauga, dabar laikas susisiekti ir pasiūlyti konkretų kitą žingsnį.
Rezultatų matavimas priklauso nuo to, kokius tikslus buvote iškėlę pradžioje. Jei tikslas buvo pritraukti potencialių klientų, suskaičiuokite, kiek kontaktų gavote ir kokia jų kokybė. Jei tikslas buvo brand awareness – stebėkite social media pasiekiamumą ir paminėjimus. Jei tikslas buvo bendruomenės kūrimas – žiūrėkite, kiek žmonių tarpusavyje užmezgė kontaktus ir ar jie tęsiasi po renginio.
Patirties dokumentavimas padės organizuojant kitus renginius. Užsirašykite, kas veikė gerai, kas ne, kokios buvo neplanuotos problemos ir kaip jas išsprendėte. Kokius tiekėjus rekomenduotumėte, o kurių geriau vengti. Kiek iš tiesų kainavo renginys palyginti su planuotu biudžetu. Ši informacija bus neįkainojama planuojant kitą kartą.
Bendruomenės puoselėjimas tarp renginių – tai tas elementas, kuris atskiria vienkartinius įvykius nuo tikros vertės kūrimo. Sukurkite LinkedIn grupę ar Facebook bendruomenę, kur dalyviai galėtų toliau bendrauti. Dalinkitės naudingu turiniu tarp renginių. Kai organizuosite kitą renginį, turėsite jau paruoštą ir įsitraukusią auditoriją.
Kaune verslo bendruomenė vis dar formuojasi, ir kokybiški renginiai tampa svarbiais mazgais, kurie jungia žmones ir organizacijas. Jei sugebate sukurti ne tik profesionalų, bet ir šiltą, autentišką atmosferą, jūsų renginiai taps laukiamais įvykiais, o ne dar vienu punktu perpildytame kalendoriuje. Sėkmė slypi ne tik kruopščiame planavime, bet ir gebėjime prisitaikyti, klausytis dalyvių ir nuolat tobulėti remiantis patirtimi.
