Kodėl Kaunas – puiki vieta verslo renginiams
Kaunas pastaraisiais metais tapo tikru verslo renginių centru. Čia susimaišo istorija su modernumu, o infrastruktūra leidžia organizuoti bet kokio masto įvykius – nuo kamerinių verslo pusryčių iki didelių konferencijų su šimtais dalyvių. Miestas turi tai, ko reikia: gerai susisiekiama iš Vilniaus, yra tarptautinis oro uostas, o viešbučių ir renginių erdvių pasirinkimas tikrai nemažas.
Bet svarbiausia – Kaune jaučiamas verslo bendruomenės pulsas. Čia veikia aktyvios startuolių ekosistemos, IT bendrovės, gamybos įmonės, o ir tradicinių verslų nestinga. Kai organizuoji renginį šiame mieste, gali būti tikras, kad sudomintų žmonių tikrai bus. Kauniečiai mėgsta bendrauti, dalintis patirtimi ir kurti naujus ryšius.
Dar vienas privalumas – kaina. Palyginti su sostine, Kaune erdvių nuoma, maitinimas ir kitos paslaugos dažnai kainuoja mažiau, o kokybė išlieka aukšta. Tai ypač svarbu, kai biudžetas ribotas, bet nori sukurti kokybišką patirtį dalyviams.
Planavimas: kas lemia sėkmę dar prieš pradedant
Verslo renginio organizavimas prasideda ne nuo erdvės rezervavimo ar kvietimų siuntimo. Viskas prasideda nuo klausimo: kam to reikia? Jei neturi aiškaus atsakymo, geriau net nepradėk. Renginys dėl renginio – tai greičiausias kelias į tuščias sales ir išleistas pinigus.
Pirmiausia apibrėžk tikslą. Galbūt nori pristatyti naują produktą? O gal siekiama suburti bendruomenę aplink tam tikrą temą? Ar tiesiog reikia sustiprinti verslo ryšius su esamais klientais? Kiekvienas iš šių tikslų reikalauja skirtingo požiūrio, skirtingo formato ir skirtingos komunikacijos strategijos.
Kai tikslas aiškus, laikas pagalvoti apie auditoriją. Kas tie žmonės, kuriuos nori pasiekti? Kokie jų poreikiai, lūkesčiai, kasdienybė? Jei organizuoji renginį IT specialistams, jie tikėtųsi ko kita nei, pavyzdžiui, gamybos įmonių vadovai. Vieniems svarbu technologinės naujovės ir praktiniai pavyzdžiai, kitiems – strateginės įžvalgos ir tinklaveikos galimybės.
Biudžeto planavimas – tai ne tik skaičių rašymas Excel lentelėje. Tai prioritetų nustatymas. Į ką verta investuoti daugiau, o kur galima sutaupyti? Patirtis rodo, kad geriau turėti mažesnį, bet kokybišką renginį, nei bandyti apimti viską ir pabaigoje gauti vidutinybę. Rezervuok apie 10-15 procentų biudžeto nenumatytiems atvejams – jie tikrai atsiras.
Vietos pasirinkimas: daugiau nei tik keturios sienos
Kaune yra daugybė erdvių, tinkamų verslo renginiams, ir pasirinkimas gali sukelti galvos skausmą. Nuo šiuolaikiškų verslo centrų iki istorinių pastatų, nuo viešbučių konferencijų salių iki netradicinių erdvių, tokių kaip galerijos ar net gamybinės patalpos.
Renkantis vietą, svarbiausia – funkcionalumas. Ar erdvė atitinka renginio formatą? Jei planuoji konferenciją su keliomis sekcijomis, reikės kelių salių. Jei tai tinklaveikos vakaras – erdvės, kurioje žmonės galėtų laisvai judėti ir bendrauti. Prezentacijai su diskusijomis tinka teatrinio tipo išdėstymas, o dirbtuvėms – stalai, prie kurių žmonės galėtų dirbti grupėse.
Techninis aprūpinimas – dar vienas esminis dalykas. Ar yra geras internetas? Kaip su garso sistema? Ar projektorius ar ekranai pakankamai dideli? Ar yra techninė pagalba vietoje, jei kas nors suges? Šie klausimai gali atrodyti smulkmeniški, bet būtent jie dažnai lemia, ar renginys vyks sklandžiai, ar virš į chaosą.
Vieta turėtų būti lengvai pasiekiama. Patikrink, ar yra parkavimo vietų, kaip arti viešojo transporto stotelės, ar nesunku rasti įėjimą. Jei dalyviai turės ieškoti, kur palikti automobilį ar klaidžios po pastatą, jų nuotaika bus sugadinta dar prieš prasidedant renginiui.
Programa: kaip išlaikyti dėmesį ir sukurti vertę
Gera renginio programa – tai ne tik kalbėtojų sąrašas ir laiko tvarkaraštis. Tai gerai apgalvota patirtis, kuri veda dalyvius nuo pradžios iki pabaigos, palaikydama jų susidomėjimą ir suteikdama vertę.
Pradėk nuo ritmo. Žmonės negali sėdėti ir klausytis dviejų valandų be pertraukos – jų dėmesys tiesiog išsisklaidys. Įterpk pertraukas, keisk formatą – po paskaitos gali būti diskusija, po diskusijos – praktinis užsiėmimas. Įvairovė palaiko susidomėjimą.
Kalbėtojai – tai renginio veidas. Rinkis ne pagal vardus ar titulus, o pagal tai, ką jie gali duoti dalyviams. Geriausias kalbėtojas nėra tas, kuris turi ilgiausią CV, o tas, kuris sugeba papasakoti taip, kad žmonės klausytųsi su atplėštu žvilgsniu ir išsinešti naudingų įžvalgų.
Praktinė vertė – štai ko ieško verslo renginių dalyviai. Teorija ir koncepcijos yra gražu, bet žmonės nori sužinoti, kaip tai pritaikyti savo versle. Todėl skatink kalbėtojus dalintis konkrečiais pavyzdžiais, atvejų analizėmis, praktiniais patarimais. Ir būtinai palik laiko klausimams – dažnai būtent diskusijose gimsta vertingiausios įžvalgos.
Komunikacija ir dalyvių pritraukimas
Gali turėti puikiausią programą ir geriausią vietą, bet jei žmonės nežinos apie renginį arba nesupras, kodėl jiems verta dalyvauti, salė liks tuščia. Komunikacija prasideda anksčiau, nei manai, ir tęsiasi ilgiau, nei tikėjiesi.
Pradėk nuo aiškios žinutės. Kas yra šis renginys? Kam jis skirtas? Kokią problemą sprendžia ar kokią galimybę suteikia? Ši žinutė turi būti paprasta ir aiški – jei negali jos paaiškinti vienu sakiniu, reikia dar pagalvoti.
Kanalų pasirinkimas priklauso nuo auditorijos. LinkedIn puikiai veikia B2B segmente, Facebook grupės – bendruomenėms, o tiesioginis el. paštas – jei turi kokybišką kontaktų bazę. Bet nepamirštk ir tradicinių būdų – partnerių tinklų, asmeninių kvietimų, žodinio marketingo. Kartais asmeniškas skambutis ar žinutė veikia geriau nei šimtas reklamų.
Registracija turėtų būti paprasta. Kuo mažiau laukų reikia užpildyti, tuo daugiau žmonių užsiregistruos. Bet kartu rink informaciją, kuri tau tikrai reikės – vardą, pavardę, įmonę, kontaktus. Ir būtinai siųsk patvirtinimą bei priminimus prieš renginį. Žmonės užsiregistruoja ir pamiršta – tai normalu.
Kiek laiko prieš renginį pradėti komunikaciją? Priklauso nuo masto. Didelei konferencijai – bent du mėnesius. Mažesniam renginiui gali užtekti ir trijų savaičių. Bet nepamirštk, kad intensyviausias komunikacijos laikotarpis turėtų būti paskutinės dvi savaitės – tada žmonės priima sprendimus.
Logistika: smulkmenos, kurios daro skirtumą
Renginio diena – tai ne tik programa ir kalbėtojai. Tai šimtai smulkmenų, kurios kartu sudaro bendrą patirtį. Ir būtent šios smulkmenos dažnai lieka ilgiausiai atmintyje.
Registracija prie įėjimo – pirmasis kontakto taškas. Ar žmonės turės stovėti eilėje 20 minučių, ar bus aptarnauti greitai ir maloniai? Ar gaus aiškius vardų kortelių ženkliukus ir informacinius paketus? Šie dalykai formuoja pirmąjį įspūdį, o jį pataisyti vėliau būna sunku.
Maitinimas – daugiau nei tik kavos pertraukos. Tai galimybė žmonėms pabendrauti neformalioje aplinkoje, užmegzti kontaktų, aptarti išgirstą. Pasirūpink, kad būtų įvairių pasirinkimų – vegetariškų, veganiškų, be gliuteno. Ir prašom, ne dar viena sausainių lėkštė – žmonės vertina kokybišką maistą.
Techninė pusė turi veikti nepriekaištingai. Patikrink viską prieš prasidedant – garsą, vaizdą, internetą, prezentacijas. Turėk atsarginį planą, jei kas nors suges. Ir būtinai paskirk atsakingą asmenį, kuris spręstų techninius klausimus – kalbėtojai neturėtų galvoti apie tai, kaip prijungti mikrofoną.
Atmosfera – tai tai, kas sunkiai apibrėžiama, bet lengvai jaučiama. Muzika prieš pradžią ir pertraukų metu, apšvietimas, erdvės išdėstymas, net kvapo – visa tai veikia. Pagalvok, kokią nuotaiką nori sukurti, ir atitinkamai paruošk erdvę.
Tinklaveika: kaip padėti žmonėms susipažinti
Vienas svarbiausių dalyvių lūkesčių verslo renginiuose – galimybė užmegzti naujų kontaktų. Bet daugelis organizatorių tiesiog tikisi, kad tai įvyks savaime. Kartais įvyksta, bet dažniau – ne.
Sukurk sąlygas tinklaveikai. Tai gali būti oficialios tinklaveikos sesijos su struktūra, arba tiesiog pakankamai laiko ir erdvės pertraukų metu. Žmonės neužmezga kontaktų, kai skuba iš vienos sesijos į kitą be pertraukos.
Speed networking formato užsiėmimai gali būti efektyvūs – žmonės per trumpą laiką susipažįsta su daugeliu dalyvių. Bet tai turi būti gerai organizuota, su aiškiomis instrukcijomis ir laiko valdymu. Kitaip virsta į chaosą.
Technologijos gali padėti. Renginio aplikacijos, kuriose dalyviai gali matyti vieni kitų profilius ir susirašinėti, veikia gerai. Bet nepamirštk, kad ne visi nori ar gali jomis naudotis – turi būti ir tradicinių būdų susipažinti.
Ledlaužiai ir grupinės diskusijos padeda žmonėms jaustis laisviau. Kai visi sėdi tyliai ir klauso, sunku prieiti prie nepažįstamo žmogaus ir pradėti pokalbį. Bet kai yra bendra veikla ar diskusija, barjerai krinta natūraliai.
Po renginio: kai tikrasis darbas tik prasideda
Renginys baigėsi, dalyviai išsiskirstė, erdvė ištuštėjo. Daugelis organizatorių šiuo momentu atsipalaiduoja ir laiko darbą atliktą. Bet iš tiesų dabar prasideda ne mažiau svarbi fazė – rezultatų fiksavimas ir ryšių palaikymas.
Grįžtamasis ryšys – tai ne tik mandagus gestas, bet ir vertingas informacijos šaltinis. Išsiųsk trumpą apklausą per 24 valandas po renginio, kol įspūdžiai dar švieži. Klausk konkrečių dalykų – kas patiko, kas ne, ką galima būtų pagerinti. Ir svarbiausia – ar pasiekei tikslą? Ar dalyviai gavo tai, ko tikėjosi?
Nuotraukos, vaizdo įrašai, pagrindinių pranešimų santraukos – visa tai turi būti paruošta ir pasidalinta su dalyviais. Tai ne tik atminimas, bet ir būdas pratęsti renginio gyvavimą. Žmonės dalins socialiniuose tinkluose, rodys kolegoms, ir tavo renginys pasieks daug platesnę auditoriją.
Kontaktų bazė – tai vienas vertingiausių renginio rezultatų. Bet ją reikia tvarkyti ir naudoti protingai. Ne siųsti spam’ą, o palaikyti ryšį su vertingu turiniu, kvietimais į būsimus renginius, naudinga informacija. Žmonės, kurie dalyvavo tavo renginyje, jau parodė susidomėjimą – dabar tavo darbas tą susidomėjimą išlaikyti.
Rezultatų matavimas priklauso nuo to, kokius tikslus kėlei pradžioje. Jei tikslas buvo generuoti potencialių klientų – skaičiuok, kiek jų gavai ir kokia konversija. Jei stiprinti bendruomenę – žiūrėk į įsitraukimą ir tarpusavio ryšius. Jei pristatyti produktą – matuok susidomėjimą ir užklausas. Bet bet kuriuo atveju turi būti konkretūs rodikliai, ne tik subjektyvus jausmas, kad „buvo gerai”.
Ką daryti su patirtimi ir kaip augti
Kiekvienas renginys – tai pamoka. Net jei viskas vyko puikiai, tikrai yra dalykų, kuriuos galima pagerinti. O jei kažkas nepavyko – tai dar vertingesnė patirtis, jei iš jos mokysies.
Pasidaryti detalią analizę verta ne tik sau, bet ir komandai. Kas veikė gerai? Kas sukėlė problemų? Kokie buvo nenumatyti iššūkiai ir kaip juos sprendėte? Ši informacija bus neįkainojama organizuojant kitą renginį.
Dokumentuok procesus. Sukurk check-list’us, šablonus, gaires. Kitą kartą nereikės visko galvoti iš naujo – turėsi pagrindą, kurį galėsi tobulinti. Tai ypač svarbu, jei renginius organizuoji reguliariai.
Bendradarbiavimas su patikimais partneriais – vieta, kalbėtojais, techniniais tiekėjais – taip pat kaupiasi su laiku. Kai randi gerus žmones, su kuriais malonu dirbti ir kurie supranta tavo poreikius, laikyk juos arti. Geri partneriai daro renginių organizavimą daug lengvesnį.
Ir galiausiai – nebijok eksperimentuoti. Verslo renginių pasaulis nuolat keičiasi. Atsiranda naujų formatų, technologijų, dalyvių lūkesčiai evoliucionuoja. Tai, kas veikė prieš penkerius metus, nebūtinai veiks dabar. Būk atviras naujovėms, bet nepamiršk pagrindų – žmonės vis dar vertina kokybišką turinį, prasmingus ryšius ir gerai organizuotą patirtį.
Organizuoti verslo renginį Kaune – tai iššūkis, bet ir galimybė. Miestas turi viską, ko reikia sėkmei, o jei gerai pasiruoši, aiškiai žinosi tikslus ir rūpestingai įgyvendinsi kiekvieną etapą, rezultatai tikrai džiugins. Svarbu nepamirsti, kad renginys – tai ne vienkartinis įvykis, o investicija į ryšius, bendruomenę ir verslo augimą. Ir kaip bet kuri investicija, ji duoda vaisių tik tada, kai į ją žiūri ilgalaikėje perspektyvoje.
