Kodėl verta rengti verslo renginį būtent Kaune?
Kaunas pastaraisiais metais tapo tikru verslo renginių magnetu. Ir tai visai ne atsitiktinumas. Miestas turi tą unikalų derinį – čia rasi ir modernią infrastruktūrą, ir autentišką atmosferą, ir, kas svarbiausia, žmones, kurie tikrai nori dalyvauti įdomiuose renginiuose.
Skirtingai nei Vilnius, kuris kartais gali pasirodyti per daug oficialus ar užsiėmęs, Kaunas siūlo kažką kitokio. Čia verslo bendruomenė yra glaudesnė, žmonės labiau atviri naujovėms, o renginio organizavimas dažnai kainuoja mažiau nei sostinėje. Be to, jei jūsų tikslinė auditorija yra startuoliai, IT specialistai ar kūrybinės industrijos atstovai, Kaune jų tikrai netrūksta.
Dar vienas pliusas – logistika. Miestas kompaktiškas, lengvai pasiekiamas iš bet kurio Lietuvos kampelio, o dalyviai gali atvykti net iš Vilniaus per vos valandą. Parkavimo vietų daugiau nei sostinėje, o viešasis transportas veikia sklandžiai. Visa tai reiškia, kad jūsų svečiai bus laimingesni ir labiau linkę dalyvauti.
Pirmieji žingsniai: kaip pradėti planuoti renginį
Gerai, nusprendėte rengti renginį Kaune. Puiku! Bet nuo ko pradėti? Pirmiausia – nuo aiškaus tikslo. Ar norite pristatyti naują produktą? Suburti bendruomenę? Surengti mokymus? O gal tiesiog susitikti su klientais neformalioje aplinkoje? Kiekvienas tikslas reikalauja skirtingo požiūrio.
Kai žinote, ko siekiate, laikas pagalvoti apie formatą. Konferencija, seminaras, networking’o vakaras, produkto pristatymas ar gal hibridinis renginys? 2024-aisiais hibridiniai renginiai vis dar išlieka aktualūs – dalis žmonių dalyvauja gyvai, kiti stebi nuotoliniu būdu. Tai išplečia jūsų auditoriją ir padidina renginių vertę.
Toliau – data ir laikas. Čia svarbu pagalvoti strategiškai. Antradieniai, trečiadieniai ir ketvirtadieniai paprastai veikia geriau nei pirmadieniai ar penktadieniai. Venkite valstybinių švenčių, mokyklų atostogų ir didžiųjų pramonės renginių datų. Pasitikrinkite, ar tuo metu Kaune nevyksta kažkas panašaus – konkurencija dėl dėmesio tikrai nepadės.
Biudžetas – tai tema, apie kurią niekas nemėgsta kalbėti, bet be jos niekur. Būkite realistai. Įtraukite viską: vietos nuomą, cateringą, techninę įrangą, rinkodarą, pranešėjų honorarus (jei tokie bus), spausdintas medžiagas, netikėtus išlaidus. Paprastai patartina pridėti dar 15-20% rezervo – kažkas tikrai išlįs netikėto.
Vietos pasirinkimas: kur Kaune verta rengti verslo renginį
Vieta – tai pusė sėkmės. Kaune turite tikrai iš ko rinktis, ir tai gera žinia. Nuo tradicinių konferencijų centrų iki visai nestandartinių erdvių – pasirinkimas tikrai nemažas.
Konferencijų centrai ir viešbučiai – tai klasika, kuri veikia. „Moxy Kaunas Center”, „Park Inn by Radisson”, „Best Western Santakos” turi profesionalias konferencijų sales su visa reikalinga technika. Pliusas – viskas vienoje vietoje, įskaitant cateringą ir parkavimą. Minusas – gali būti brangu ir ne visada originaliai atrodo.
Koworking’o erdvės ir kūrybiniai centrai – jei norite kažko šviežesnio, pažvelkite į tokias vietas kaip „K29”, „Technopolis” ar įvairias startuolių erdves. Jos puikiai tinka networking’o renginiams, seminarams ar dirbtuvėms. Atmosfera čia paprastai labiau neformali, o kaina – draugiškesnė.
Nestandartinės vietos – galerijoje, ant stogo, sename fabrike ar net laive? Kodėl ne! Tokios vietos padaro renginį įsimintinesnį ir padeda išsiskirti. Tik įsitikinkite, kad yra visa reikalinga infrastruktūra – elektra, tualetai, internetas, evakuacijos išėjimai.
Renkantis vietą, apsvarstykite šiuos dalykus: talpumas (visada planuokite šiek tiek daugiau vietos nei manote, kad reikės), prieiga neįgaliesiems, garso izoliacija, natūrali šviesa (jei renginys dieną), Wi-Fi kokybė (kritiškai svarbu!), parkavimas ir viešojo transporto prieinamumas.
Techniniai aspektai ir įranga
Nieko nesuerzina labiau nei technikos problemos renginio metu. Mikrofonas cypsi, projektorius nerodo, internetas lūžinėja – košmaras, tiesa? Todėl techniniai klausimai turi būti apgalvoti iki smulkmenų.
Jei renkate vietą, kuri jau turi techninę įrangą, puiku – bet vis tiek patikrinkite viską iš anksto. Ateikite bent savaitę prieš renginį ir išbandykite. Ar projektorius rodo aiškiai? Ar garso sistema veikia visose salės dalyse? Ar yra atsarginiai mikrofonai? Ar interneto greitis pakankamas, jei planuojate tiesiogines transliacijas?
Jei reikia nuomotis papildomą įrangą, Kaune yra keletas gerų tiekėjų. Bet užsisakykite iš anksto – ypač jei jūsų renginys vyksta populiariu laiku. Ir būtinai turėkite techninį asmenį, kuris viską prižiūrėtų renginio metu. Taip, tai papildoma išlaida, bet tikrai verta.
Registracijos sistema – dar vienas svarbus aspektas. Naudokite profesionalias platformas kaip „Eventbrite”, „Ticket Tailor” ar lietuviškus sprendimus. Tai ne tik palengvina registraciją, bet ir padeda sekti dalyvių skaičių, siųsti priminimus, rinkti duomenis analizei.
Administraciniai formalumai: kas būtina žinoti
Dabar prie mažiau glamūringos, bet būtinos dalies – popierių tvarkymo. Taip, biurokratija nėra smagi, bet geriau viską sutvarkyti teisingai, nei vėliau spręsti problemas.
Leidimų klausimas – dauguma privačių renginių uždarose patalpose jų nereikalauja. Bet jei planuojate kažką viešoje erdvėje, su alkoholiu, muzika ar didesniu žmonių srautu, gali prireikti savivaldybės leidimo. Patikrinkite Kauno miesto savivaldybės svetainėje arba tiesiog paskambinkite ir pasiteiraukite.
Draudimas – ne visada privalomas, bet tikrai rekomenduojamas, ypač didesniems renginiams. Civilinės atsakomybės draudimas apsaugo jus nuo finansinių nuostolių, jei kas nors nukentėtų ar būtų sugadinta nuomojama vieta.
Sutartys su tiekėjais – visada viską fiksuokite raštu. Su vietos nuomotoju, catering’o įmone, techninės įrangos tiekėjais, pranešėjais. Sutartyje turi būti aiškiai nurodytos paslaugos, kainos, atšaukimo sąlygos, atsakomybės.
BDAR (GDPR) reikalavimai – jei renkate dalyvių duomenis (o greičiausiai renkate), turite laikytis duomenų apsaugos taisyklių. Turėkite privatumo politiką, prašykite sutikimo fotografuoti/filmuoti, saugiai saugokite kontaktinę informaciją.
Apskaita ir mokesčiai – jei renkate dalyvių mokesčius, tai verslo pajamos, kurias reikia deklaruoti. Jei kvietėte užsienio pranešėjus ir mokate jiems honorarus, gali prireikti išskaičiuoti mokesčius. Pasikonsultuokite su buhalteriu, kad viskas būtų tvarkoje.
Kaip pritraukti dalyvius ir užtikrinti gerą dalyvavimą
Galite surengti nuostabiausią renginį pasaulyje, bet jei niekas neateis – kokia prasmė? Dalyvių pritraukimas prasideda gerokai anksčiau nei pats renginys.
Pradėkite rinkodarą bent 6-8 savaites prieš renginį. Taip, net jei tai nedidelis renginys – žmonėms reikia laiko įtraukti jį į savo kalendorius. Naudokite kelių kanalų strategiją: socialiniai tinklai (LinkedIn ypač svarbus verslo renginiams), el. pašto naujienlaiškiai, partnerių kanalai, tikslinė reklama.
Sukurkite intrigą. Nepraskleidžkite visko iš karto – pamažu atskleidinėkite pranešėjus, programos detales, specialius svečius. Tai palaiko susidomėjimą ir skatina žmones reguliariai tikrinti naujienas.
Ankstyvosios registracijos nuolaidos veikia puikiai. Žmonės mėgsta jausti, kad gauna geresnę kainą, o jums tai padeda geriau planuoti – žinote apytikrį dalyvių skaičių iš anksto.
Partnerystės – ieškokite organizacijų, bendruomenių ar įmonių, kurios galėtų padėti platinti informaciją apie renginį. Galbūt jie gali pasidalinti su savo auditorija mainais už nuolaidą jų nariams ar logotipo įtraukimą į medžiagas?
Ir nepamirškite priminimų! Žmonės užsiregistruoja ir pamiršta. Siųskite priminimus savaitę prieš, dieną prieš ir renginio rytą. Įtraukite praktinę informaciją: adresą su nuorodomis, parkavimo instrukcijas, ką atsivežti, kaip rengtis.
Renginio diena: kaip užtikrinti sklandų vykdymą
Atėjo didžioji diena. Jūsų planavimas dabar bus išbandytas realybėje. Štai kaip užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai.
Atvykite anksčiau – bent 2-3 valandas prieš oficialų pradžią. Reikia laiko viską patikrinti, išspręsti netikėtas problemas (o jų tikrai bus), pasirengti psichologiškai.
Turėkite aiškų vaidmenų paskirstymą – kas sutinka dalyvius, kas atsakingas už techniką, kas koordinuoja cateringą, kas sprendžia problemas. Visi turi žinoti, ką daro, ir turėti vienas kito kontaktus.
Registracijos zona – ji turi veikti greitai ir efektyviai. Niekas nemėgsta ilgų eilių. Jei tikitės daug dalyvių, turėkite kelias registracijos vietas. Paruoškite vardines korteles iš anksto, išrūšiuotas abėcėlės tvarka.
Signage (nuorodos) – žmonės neturėtų klaidžioti ieškodami tualetų, salės ar kavos. Aiškios nuorodos padeda visiems jaustis patogiau ir mažina jūsų komandos darbo krūvį.
Laiko valdymas – pradėkite laiku (net jei dar ne visi susirinko – tai gerbia tuos, kurie atėjo punktualiai). Stebėkite laiką per visą programą. Jei kas nors vėluoja, turėkite planą B.
Dalyvių įtraukimas – skatinkite interakciją. Q&A sesijos, apklausos telefonu, networking’o pertraukos, diskusijos. Žmonės atsimena renginius, kuriuose jautėsi įtraukti, o ne tik pasyvūs klausytojai.
Dokumentavimas – fotografuokite, filmuokite (su dalyvių sutikimu!), rašykite pastabas. Ši medžiaga pravers vėlesnei rinkodarai ir kitų renginių planavimui.
Po renginio: kaip išlaikyti momentum ir išmokti iš patirties
Renginys baigėsi, visi išsiskirstė, jūs išsekęs bet laimingas. Bet darbas dar nesibaigė! Tai, ką darote po renginio, gali būti net svarbiau nei pats renginys.
Padėkos laiškai – išsiųskite juos per 24-48 valandas. Padėkokite dalyvių už dalyvavimą, pranešėjams už indėlį, partneriams už paramą, komandai už darbą. Įtraukite nuotraukas, prezentacijų nuorodas, papildomą medžiagą.
Grįžtamasis ryšys – paprašykite dalyvių užpildyti trumpą apklausą. Kas patiko? Kas galėtų būti geriau? Ar dalyvautų kituose jūsų renginiuose? Šie duomenys – auksas būsimiems renginiams. Pasiūlykite mažą prizą (pvz., knygą ar nuolaidą kitam renginiui) už užpildytą apklausą – tai padidina atsakymų skaičių.
Socialiniai tinklai – dalijinkitės akimirkomis, citatais, įžvalgomis iš renginio. Pažymėkite dalyvius ir pranešėjus. Sukurkite albumą su nuotraukomis. Tai palaiko susidomėjimą ir primena žmonėms apie teigiamą patirtį.
Kontaktų puoselėjimas – jei rinkote vizitines korteles ar kontaktus, nepamirškite jų! Pridėkite žmones į savo tinklą, siųskite asmeniškas žinutes, siūlykite vertę. Renginys – tai tik pradžia santykių kūrimo.
Vidinė analizė – susirinkite su komanda ir aptarkite, kas vyko gerai, kas ne. Peržiūrėkite biudžetą – kur išleidote daugiau/mažiau nei tikėjotės? Pasiekėte savo tikslus? Ko išmokote? Užrašykite viską, kol dar šviežia atmintyje.
Turinys ilgam laikui – paverškite renginio medžiagą į straipsnius, video, podcast’us, infografikas. Vienas renginys gali duoti turinio keliems mėnesiams. Tai maksimaliai išnaudoja jūsų investiciją ir pasiekia tuos, kurie negalėjo dalyvauti.
Ką daryti, kai viskas eina ne pagal planą (o taip tikrai nutiks)
Štai tiesa, apie kurią niekas nemėgsta kalbėti: kažkas tikrai eis ne taip. Galbūt pranešėjas susirgs, technika suges, dalyvių ateis perpus mažiau ar perpus daugiau nei tikėjotės, catering’as pavėluos, pradės lyti (jei renginys lauke), elektra išsijungs… Sąrašas begalinis.
Bet žinote ką? Tai normalu. Net patyrusiems organizatoriams nutinka netikėtumų. Skirtumas tarp gero ir prasto organizatoriaus – ne tai, kad problemų neatsiranda, o tai, kaip jas sprendžia.
Turėkite atsarginius planus – bent svarbiausiem dalykam. Kas nutiks, jei pagrindinis pranešėjas neatvyks? Kas pakeis jį? Kas nutiks, jei internetas neveiks? Ar turite mobilųjį hotspot’ą? Kas nutiks, jei ateis dvigubai daugiau žmonių? Ar galite greitai gauti daugiau kėdžių?
Išlaikykite ramybę – jūsų reakcija į problemas nustato toną visai komandai ir dažnai dalyviai net nepastebi problemų, jei jūs nesipanikuojate. Giliai įkvėpkite, greitai įvertinkite situaciją, priimkite sprendimą, veikite.
Komunikuokite skaidriai – jei kažkas eina ne taip ir dalyviai tai pastebi, pripažinkite. Atsiprašykite, jei reikia, paaiškinkite, ką darote, kad išspręstumėte. Žmonės paprastai būna suprantantys, jei jaučia, kad situacija valdoma.
Mokykitės – kiekviena problema – tai pamoka būsimiems renginiams. Užsirašykite, kas nutiko ir kaip išsprendėte (arba kaip turėjote spręsti). Kitas kartą būsite geriau pasiruošę.
Ir štai dar vienas patarimas: turėkite „problemų sprendimo rinkinį” – lipnią juostą, sąsagėles, rašiklius, užrašų knygeles, telefonų įkroviklius, skausmą malšinančius, saldainius (cukraus lygis krinta krizių metu!), siuvimo rinkinį. Nustebsite, kaip dažnai šie dalykai praverčia.
Kai viskas susideda į vieną paveikslą
Verslo renginio organizavimas Kaune – tai nei raketos mokslas, nei nepasiekiamas tikslas. Tai tiesiog kruopštaus planavimo, dėmesio detalėms ir žmogiškojo faktoriaus derinys. Taip, reikia laiko. Taip, reikia pastangų. Taip, kartais bus stresinga. Bet kai matote pilną salę įsitraukusių žmonių, kai girdite teigiamus atsiliepimus, kai matote, kaip užsimezga nauji ryšiai ir gimsta idėjos – supranti, kad verta.
Kaunas siūlo puikias sąlygas verslo renginiams – nuo infrastruktūros iki bendruomenės. Miestas pakankamai didelis, kad turėtumėte pasirinkimą, bet pakankamai kompaktiškas, kad viskas būtų pasiekiama. Čia veikia ta pusiausvyra tarp profesionalumo ir šiltumo, kurios dažnai trūksta didžiuosiuose miestuose.
Pradėkite nuo aiškaus tikslo, pasirinkite tinkamą vietą, pasirūpinkite techniniais ir administraciniais dalykais, investuokite į rinkodarą, pasiruoškite netikėtumams ir nepamirškite follow-up po renginio. Ir svarbiausia – nesibaiminkite klysti. Kiekvienas renginys, net tas, kuris nebuvo tobulas, moko kažko vertingo.
Jei šis straipsnis padėjo jums geriau suprasti, kaip organizuoti renginį Kaune, puiku! Jei vis dar jaučiatės priblokšti – tai irgi normalu. Galbūt pradėkite nuo mažesnio renginio, įgykite patirties, o paskui auginkite. Arba suraskite komandą, kuri padės. Svarbiausia – pradėti.
Ir kas žino? Galbūt jūsų renginys taps tuo, apie kurį Kauno verslo bendruomenė kalbės dar ilgai. Galbūt jis sukurs naujų partnerysčių, įkvėps naujų idėjų, paskatins pokyčius. Renginiai turi tą galią – jie sujungia žmones, o kai žmonės susijungia, gali nutikti nuostabių dalykų. Taigi, pirmyn – Kaunas laukia jūsų renginio!
