Kodėl verta rengti verslo renginį būtent Kaune?
Kaunas per pastaruosius kelerius metus tapo tikru verslo renginių magnetų. Ir ne be priežasties! Miestas siūlo puikų balansą tarp profesionalios infrastruktūros ir žmogiškesnės, mažiau formalios atmosferos nei sostinė. Čia rasti tinkamą erdvę, paslaugų teikėjus ir sudominti dalyvius yra žymiai paprasčiau nei galite pagalvoti.
Kaunas turi ką pasiūlyti – nuo modernių konferencijų centrų iki netradicinių erdvių pramoniniuose pastatuose. Be to, miestas yra patogioje geografinėje vietoje, lengvai pasiekiamas tiek iš Vilniaus, tiek iš kitų Lietuvos regionų. O jei kviečiate svečius iš užsienio – oro uostas netoliese, gera viešbučių infrastruktūra ir vis augantis tarptautinių renginių skaičius daro Kauną patrauklų pasirinkimą.
Planavimo etapas: kas lemia sėkmę dar prieš prasidedant
Verslo renginio organizavimas prasideda ne nuo vietos paieškos ar keitėringo užsakymo. Viskas prasideda nuo aiškaus tikslo apibrėžimo. Ką tiksliai norite pasiekti? Ar tai produkto pristatymas, klientų lojalumo stiprinimas, verslo kontaktų plėtra, ar galbūt darbuotojų mokymai?
Kai turite aiškų tikslą, galite pradėti kurti renginio koncepciją. Štai keletas klausimų, į kuriuos verta atsakyti dar planavimo stadijoje:
- Kokia jūsų tikslinė auditorija ir kas ją motyvuotų dalyvauti?
- Koks optimalus dalyvių skaičius jūsų tikslams pasiekti?
- Koks biudžetas realistiškai atspindėtų jūsų ambicijas?
- Kokia data ir laikas būtų patogiausi jūsų auditorijai?
- Kokio formato renginys geriausiai tarnautų jūsų tikslams?
Daug organizatorių daro klaidą, bandydami apimti per daug. Geriau surengti mažesnį, bet kokybišką ir gerai apgalvotą renginį, nei bandyti įspūdingai, bet neturėti pakankamai išteklių viskam įgyvendinti. Kaune tai ypač aktualu – miestas nėra toks didelis kaip Vilnius, todėl čia veikia kitokia dinamika ir dalyvių lūkesčiai.
Vietos pasirinkimas: kur Kaune vyksta magija?
Vieta – tai ne tik keturios sienos ir kėdės. Tai atmosfera, įspūdis, patogumas ir net dalis jūsų renginio žinutės. Kaune turite tikrai įdomių variantų, priklausomai nuo renginio pobūdžio ir norimos atmosferos.
Jei organizuojate tradicinę konferenciją ar seminarus, apsvarstykite tokias vietas kaip viešbučių konferencijų salės arba specializuoti verslo centrai. Jos siūlo visą reikiamą techniką, patogumą ir profesionalumą. Tačiau jei norite kažko įsimintinesnio, pažvelkite į alternatyvas.
Pramoninės erdvės senojoje Kauno dalyje gali suteikti unikalų charakterį jūsų renginiui. Loftai, buvusios gamyklos, kūrybinės erdvės – visa tai kuria visai kitokį įspūdį nei standartinė konferencijų salė. Tokios vietos ypač tinka produktų pristatymams, kūrybinėms dirbtuvėms ar networking’o renginiams.
Nepamirškite ir lauko variantų šiltuoju metų laiku. Kauno senamiesčio kiemeliuose, ant Nemuno kranto ar net ant laivo – galimybės tikrai yra. Tiesa, lauko renginiai reikalauja daugiau planavimo ir atsarginių planų, bet įspūdis gali būti neįkainojamas.
Renkantis vietą, būtinai apsilankykite joje asmeniškai. Nuotraukos internete gali būti apgaulingos. Patikrinkite akustiką, apšvietimą, patogumą, parkavimo galimybes ir tai, kaip lengvai vieta pasiekiama viešuoju transportu.
Techniniai aspektai: kas dažnai užmirštama, bet labai svarbu
Geras garso ir vaizdo įranga gali padaryti ar sugadinti jūsų renginį. Net jei turite puikius kalbėtojus ir įdomią programą, prasta akustika ar nematomas ekranas sugadins visą patirtį. Kaune yra nemažai įrangos nuomos įmonių, bet verta pasirinkti patikrintus partnerius.
Kai kurios vietos siūlo savo techniką, tačiau ne visada ji atitinka šiuolaikinius standartus. Jei jūsų renginyje bus pristatymai, vaizdo medžiaga ar tiesioginis transliavimas – investuokite į profesionalią techniką ir techniką, kuris viską prižiūrės renginio metu.
Interneto ryšys – dar viena dažnai pamirštama detalė. Šiais laikais, kai visi nori dalintis akimirkomis socialiniuose tinkluose ar dirbti nuotoliniu būdu, silpnas Wi-Fi gali tapti tikra problema. Patikrinkite, ar vieta gali užtikrinti stabilų ir spartų internetą visų dalyvių skaičiui.
Jei planuojate hibridinį renginį (kai dalis dalyvių dalyvauja nuotoliniu būdu), techniniai reikalavimai dar labiau išauga. Reikės profesionalių kamerų, mikrofonų, streaming platformos ir žmogaus, kuris visa tai koordinuos. Tai nėra sritis, kurioje verta taupyti.
Programa ir turinys: kaip išlaikyti dėmesį
Net ir geriausiai organizuotas renginys nepasiseks, jei programa bus nuobodi. Žmonės šiais laikais turi trumpą dėmesio koncentraciją ir daug alternatyvų, kaip praleisti laiką. Jūsų užduotis – sukurti programą, kuri būtų ne tik informatyvi, bet ir įtraukianti.
Vienas iš didžiausių klaidų – per ilgos kalbos be pertraukų. Optimali prezentacijos trukmė yra 20-30 minučių. Jei tema sudėtinga ir reikia daugiau laiko, geriau suskirstykite į kelis segmentus su pertraukomis. Žmonėms reikia laiko informacijai įsisavinti, pasikalbėti su kolegomis ir tiesiog pailsėti.
Interaktyvumas – tai raktas į dalyvių įsitraukimą. Diskusijos, Q&A sesijos, apklausos realiuoju laiku, grupinės užduotys – visa tai padaro renginį gyvesnį ir įsimintiną. Kaune veikia nemažai profesionalių moderatorių ir facilitatorių, kurie gali padėti sukurti ir pravesti tokias sesijas.
Nepamirškite networking’o laiko. Daugeliui dalyvių kontaktų užmezgimas yra vienas svarbiausių dalyvavimo renginyje motyvų. Suplanuokite pakankamai laiko neformaliems pokalbiams – kavos pertraukų, pietų ar vakarinio priėmimo metu.
Keitėringas ir vaišės: daugiau nei tik maistas
Maistas verslo renginyje atlieka didesnį vaidmenį nei galite pagalvoti. Geras keitėringas kuria teigiamą nuotaiką, energizuoja dalyvius ir net gali tapti pokalbių tema. Blogas – gali sugadinti visą įspūdį apie renginį.
Kaune turite puikų pasirinkimą keitėringo paslaugų teikėjų – nuo tradicinių iki labai kūrybiškų. Rinkdamiesi, atsižvelkite į savo auditorijos preferencijas ir renginio pobūdį. Formaliai konferencijai tiks vienas stilius, kūrybiniam networking’ui – visai kitas.
Šiuolaikiniai dalyviai dažnai turi specialių mitybos poreikių – vegetarai, veganiški, be glitimo, be laktozės ir t.t. Būtinai pasidomėkite iš anksto ir užtikrinkite, kad visi rastų sau tinkamų variantų. Tai rodo jūsų dėmesį detalėms ir rūpestį dalyviais.
Kavos pertraukos turėtų būti daugiau nei tik kava ir sausainiai. Įvairūs užkandžiai, šviežios sultys, vaisiai, riešutai – visa tai padeda palaikyti energiją per visą dieną. Ir nepamirškite vandens – jo turėtų būti prieinamo visą laiką.
Komunikacija ir rinkodara: kaip pritraukti dalyvius
Galite surengti puikiausią renginį pasaulyje, bet jei niekas apie jį nežinos – salė liks tuščia. Komunikacijos strategija turėtų prasidėti bent mėnesį prieš renginį, o idealiame variante – dar anksčiau.
Pradėkite nuo aiškios žinutės: kam šis renginys, kodėl verta dalyvauti, ką dalyviai gaus? Ši žinutė turėtų būti nuosekli visuose komunikacijos kanaluose – el. laiškuose, socialiniuose tinkluose, svetainėje.
Socialiniai tinklai yra puikus įrankis renginio reklamai Kaune. LinkedIn puikiai veikia B2B auditorijai, Facebook vis dar aktyvus verslo bendruomenėje, o Instagram gali būti naudingas kuriant vizualinį patrauklumą. Sukurkite renginio hashtag’ą ir skatinkite jį naudoti.
El. pašto kvietimai vis dar veikia, bet jie turi būti gerai parašyti ir personalizuoti. Masiniai, šabloniški laiškai dažnai tiesiog ignoruojami. Geriau išsiųsti mažiau, bet kokybiškai parengtų ir tikslingų kvietimų.
Nepamirškite ir asmeninių kvietimų svarbiems svečiams. Telefono skambutis ar asmeninis susitikimas gali būti daug efektyvesnis nei bet koks el. laiškas. Kaune verslo bendruomenė nėra tokia didelė, todėl asmeniniai ryšiai čia ypač svarbūs.
Renginio diena: kai viskas turi veikti kaip laikrodis
Pagaliau atėjo ta diena. Visi pasiruošimai baigti, dalyviai registruojasi, ir jūs… turbūt šiek tiek nervuojate. Tai normalu! Bet jei gerai pasiruošėte, viskas turėtų vykti sklandžiai.
Atvykite į vietą bent kelias valandas anksčiau nei prasidės renginys. Tai laikas paskutiniams patikrinimams: ar veikia technika, ar teisingai išdėstytos kėdės, ar atvežtas maistas, ar registracijos stalas paruoštas. Turėkite aiškų check-list’ą ir sistemingai viską patikrinkite.
Registracijos procesas turėtų būti greitas ir sklandus. Niekas nenori stovėti eilėje 20 minučių. Jei tikitės daug dalyvių, turėkite kelis registracijos taškus. Šiuolaikinės registracijos sistemos su QR kodais gali labai pagreitinti procesą.
Paskirite atsakingus žmones skirtingoms sritims – technika, keitėringas, dalyvių priežiūra, kalbėtojai. Visi turėtų žinoti savo pareigas ir turėti būdą greitai susisiekti vienas su kitu. Walkie-talkie ar bent jau WhatsApp grupė gali būti labai naudinga.
Būkite pasirengę nenumatytiems dalykams. Kalbėtojas vėluoja? Turėkite atsarginį planą. Nustojo veikti mikrofonas? Turėkite atsarginį. Patyrę organizatoriai žino, kad kažkas visada nutinka ne pagal planą, ir tai normalu. Svarbu, kaip greitai ir profesionaliai sureaguojate.
Po renginio: kai tikrasis darbas tik prasideda
Daugelis organizatorių atsipalaiduoja, kai renginys pasibaigia. Bet iš tiesų tai momentas, kai prasideda ne mažiau svarbus etapas – follow-up ir rezultatų vertinimas.
Per 24-48 valandas po renginio išsiųskite padėkos laiškus dalyviams. Tai ne tik mandagumo ženklas, bet ir galimybė pasidalinti papildoma informacija, nuotraukomis, prezentacijomis ar įrašu. Tai taip pat puikus momentas paprašyti grįžtamojo ryšio.
Grįžtamasis ryšys yra auksas renginio organizatoriui. Sukurkite trumpą, bet prasmingą apklausą (ne ilgesnę nei 5 minutės užpildyti). Sužinokite, kas patiko, kas ne, ką reikėtų pagerinti. Ir svarbiausia – išklausykite ir panaudokite šią informaciją planuojant kitus renginius.
Susisiekite su kalbėtojais, partneriais ir rėmėjais. Pasidalinkite rezultatais, padėkokite už indėlį, aptarkite galimybes bendradarbiauti ateityje. Geri santykiai su partneriais yra ilgalaikė investicija.
Įvertinkite renginio sėkmę pagal iš anksto nustatytus kriterijus. Ar pasiekėte tikslą? Kiek dalyvių atėjo? Koks buvo įsitraukimo lygis? Kokia buvo investicijų grąža? Šie duomenys padės priimti geresnius sprendimus organizuojant būsimus renginius.
Ir nepamirškite pasidžiaugti su komanda! Sėkmingo renginio organizavimas yra komandinis darbas, ir visi, prisidėję prie sėkmės, nusipelno pripažinimo. Kaune verslo bendruomenė nedidelė, ir gera reputacija greitai plinta – tiek jūsų kaip organizatoriaus, tiek jūsų komandos.
Verslo renginio organizavimas Kaune – tai ne tik logistikos ir planavimo klausimas. Tai galimybė sukurti prasmingą patirtį, sujungti žmones, pasidalinti žiniomis ir stiprinti verslo bendruomenę. Su tinkamu požiūriu, dėmesiu detalėms ir tikru noru sukurti vertę dalyviams, jūsų renginys gali tapti ne tik sėkmingu, bet ir laukiamu įvykiu Kauno verslo kalendoriuje. O tai jau yra tikras pasiekimas!
