Kodėl verslo renginių organizavimas Kaune skiriasi nuo kitų miestų
Kaunas nėra Vilnius, ir tai iš tikrųjų yra pranašumas. Organizuojant verslo renginius čia, susiduriate su kompaktiškesne verslo bendruomene, kur daugelis dalyvių jau pažįsta vienas kitą bent iš matymo. Tai reiškia, kad jūsų renginys turi būti ne tik profesionaliai organizuotas, bet ir suteikti tikrą pridėtinę vertę – žmonės neprivalo ateiti vien dėl to, kad „reikia pasirodyti”.
Miesto infrastruktūra leidžia pasiekti bet kurią vietą per 20-30 minučių, o tai keičia žaidimo taisykles planuojant renginių grafiką. Nebereikia skaičiuoti papildomos valandos keliui, kaip sostinėje. Tačiau kartu tai reiškia, kad dalyviai tikisi efektyvumo – jei renginys numatytas 9 valandą, jis turi prasidėti lygiai 9 valandą, nes niekas neturi pasiteisinimo dėl spūsčių.
Kauno verslo aplinka turi savitą charakterį. Čia stipresnė gamybinių, technologijų ir pramonės įmonių koncentracija nei paslaugų sektoriaus, palyginti su Vilniumi. Tai reiškia, kad jūsų renginys gali reikalauti kitokio požiūrio į turinį ir formatą. Gamybininkams patinka matyti konkrečius rezultatus, skaičius, praktinius sprendimus – ne abstrakčias koncepcijas ar „įkvepiantį” turinį be substancijos.
Vietos parinkimas: ne tik kvadratiniai metrai ir kėdės
Vieta nėra tik fizinė erdvė – tai pranešimas apie jūsų renginį dar prieš jam prasidedant. Kaune turite keletą aiškių pasirinkimų, ir kiekvienas jų siunčia skirtingą signalą.
Viešbučių konferencijų salės („Kaunas Hotel”, „Park Inn”, „Daugirdas”) yra saugus pasirinkimas. Jos turi viską, ko reikia: garso įrangą, projektorius, cateringą vietoje, parkavimą. Bet būtent dėl to jos kartais atrodo pernelyg standartinės. Jei organizuojate eilinį ketvirčio rezultatų pristatymą ar mokymą, tai puikus variantas. Jei norite, kad žmonės prisiminų jūsų renginį – galbūt verta pagalvoti apie ką nors kitokio.
„Kauno technologijos universiteto” erdvės ar „Kauno kolegijos” patalpos suteikia akademinį kredibilumą. Tai veikia, kai renginys susijęs su inovacijomis, mokslu, švietimu. Be to, šios vietos dažnai pigesnės nei komercinės erdvės, o studentų energija gali suteikti netikėtą dinamiką.
Netradicinės erdvės – „Loftas”, „Kauno tvirtovės” objektai, pramoninės patalpos – tinka kūrybiškesniems formatams. Čia galite organizuoti networking’ą su neformalia atmosfera, produktų pristatymus ar workshop’us. Tačiau būkite pasirengę investuoti daugiau laiko į logistiką: tokiose vietose dažnai trūksta bazinės įrangos, o akustika gali būti iššūkis.
Praktinis patarimas: aplankykite vietą ne tik dieną, bet ir tuo metu, kada vyks jūsų renginys. Ryto šviesa konferencijų salėje gali būti nuostabi, bet vakare ta pati erdvė su dirbtine šviesa gali atrodyti niūriai. Patikrinkite ir parkavimo situaciją – Kauno senamiestyje tai gali būti tikra galvos skausmą.
Dalyvių registracija ir komunikacija: kaip neprarasti žmonių dėmesio
Žmonės gauna dešimtis kvietimų į renginius per mėnesį. Jūsų užduotis – ne tik juos pasiekti, bet ir įtikinti, kad šis renginys verta jų laiko. Ir paskui priminti jiems, kad jie užsiregistravo.
Registracijos sistema turi būti paprasta iki skausmo. Jei žmogui reikia užpildyti 15 laukų su informacija, kurią jūs ir taip žinote (nes jis jūsų klientas ar partneris), jis tiesiog uždarys langą. Pakanka vardo, pavardės, el. pašto ir įmonės pavadinimo. Jei reikia daugiau informacijos – prašykite jos vėliau, po registracijos patvirtinimo.
Komunikacijos kalendorius turėtų atrodyti maždaug taip:
– 3-4 savaitės prieš: pirmasis kvietimas su pagrindine informacija
– 2 savaitės prieš: priminimas su praktine informacija (kaip atvykti, kur parkuotis)
– 3 dienos prieš: galutinis patvirtinimas su dienotvarkės detalėmis
– Renginio dieną ryte: trumpas priminimas su kontaktiniu telefonu
Tarp šių pranešimų nekurkite triukšmo. Kiekvienas laiškas turi turėti aiškią vertę. Jei siunčiate pranešimą tik dėl to, kad „reikia priminti”, bet jame nėra naujos informacijos – praleiskite jį.
Kaune veikia ir „senojo stiliaus” komunikacija. Jei organizuojate renginį specifinei pramonės šakai, asmeninis telefono skambutis ar net apsilankymas įmonėje gali būti efektyvesnis už dešimt automatinių el. laiškų. Miesto verslo bendruomenė vis dar vertina asmeninį kontaktą.
Logistika ir techninė pusė: kas gali sugadinti net puikų turinį
Matėte renginį, kur pranešėjas negali prijungti kompiuterio prie projektoriaus? Ar kur mikrofonas švokščia taip, kad ausys skauda? Tai ne smulkmenos – tai dalykai, kurie nulemia, ar žmonės išsinešė jūsų pranešimą, ar tik galvos skausmą.
Techninis patikrinimas turi įvykti ne 15 minučių prieš renginį, o bent dieną anksčiau. Jei tai neįmanoma, atvykite bent 2 valandas prieš pradžią. Patikrinkite:
– Ar projektorius veikia su visų pranešėjų kompiuteriais (ne tik su vienu)
– Ar mikrofonai veikia ir ar turite atsarginių baterijų
– Ar interneto ryšys pakankamas (jei planuojate transliaciją ar demonstracijas)
– Ar kondicionierius veikia (perpildyta salė vasarą gali tapti nepakeliama)
– Ar yra pakankamai kištukų dalyvių telefonams ir kompiuteriams
Registracijos zona turi būti aiškiai matoma ir lengvai pasiekiama. Jei dalyviai turi ieškoti, kur užsiregistruoti, jūs jau praradote pirmuosius vertingus įspūdžius. Pastatykite aiškius rodykles nuo įėjimo, o jei pastatas didelis – nuo automobilių stovėjimo aikštelės.
Vardų kortelės nėra smulkmena. Jos turi būti pakankamai didelės, kad vardas būtų įskaitomas iš 2-3 metrų atstumo. Idealiu atveju įtraukite ir įmonės pavadinimą. Tai labai palengvina networking’ą – žmonės gali pradėti pokalbį žinodami, su kuo kalba.
Catering’as Kaune turi savo specifiką. Mieste yra puikių tiekėjų, bet užsakymus reikia daryti iš anksto, ypač jei renginys vyksta verslo pietų metu ar penktadienio popietę. Kavos pertraukos turi būti tikros kavos pertraukos – ne vienkartinių puodelių su tirpiu gėrimu, o normalios kokybės kava. Jei taupote ant kavos, dalyviai tai pastebės ir įsimins.
Turinio kūrimas: ką žmonės iš tikrųjų nori išgirsti
Didžiausia verslo renginių problema nėra prasta organizacija – tai nuobodus, nerelevantiškas turinys. Žmonės gali atleisti už šaltas kavos pertraukas, bet ne už išeikvotą laiką klausantis informacijos, kurią galėjo perskaityti per 5 minutes.
Pranešėjų parinkimas yra kritinis. Kaune turite prieigą prie stiprių pramonės ekspertų, KTU mokslininkų, sėkmingų verslininkų. Bet ekspertizė nereiškia gebėjimo gerai pristatyti. Prieš patvirtindami pranešėją, paprašykite pamatyti jo ankstesnių pristatymų įrašą arba bent susitikite asmeniškai ir paprašykite trumpai papasakoti, ką jis planuoja pristatyti.
Aiški taisyklė: jei pranešėjas sako, kad „papasakos apie įmonę”, tai raudonas signalas. Niekas nenori klausyti įmonės istorijos, nebent ji tiesiogiai susijusi su konkrečia problema, kurią sprendžiate. Pranešėjas turi atsakyti į klausimą: „Ką dalyviai galės padaryti kitaip po šio pristatymo?”
Dienotvarkė turi būti realistiška. 45 minučių pristatymas iš tikrųjų reiškia 30 minučių turinį ir 15 minučių klausimams. Jei planuojate diskusiją, skaičiuokite, kad ji užtruks ilgiau nei manote – geros diskusijos negali būti skubinamos.
Pertraukos yra ne tuščias laikas – tai dažnai vertingiausia renginio dalis. Networking’as vyksta būtent pertraukų metu. Planuokite bent 20-30 minučių kavos pertraukas, jei norite, kad žmonės tikrai turėtų laiko pabendrauti. 10 minučių pertrauka tinka tik tualeto apsilankymui, ne ryšių kūrimui.
Networking’o skatinimas: kaip padėti žmonėms susipažinti
Daugelis administratorių mano, kad networking’as vyksta savaime. Iš dalies tai tiesa – žmonės natūraliai bendrauja. Bet jūs galite labai padėti arba labai trukdyti šiam procesui.
Erdvės išplanavimas turi skatinti bendravimą. Jei kavos pertraukos metu visi stovi eilėje prie vieno kavos aparato, o paskui grįžta į savo vietas – jūs praleidote galimybę. Geriau turėti kelias kavos stotis skirtingose vietose, aukštus staliukus be kėdžių (žmonės prie jų natūraliau bendrauja), erdvę, kur galima judėti.
Vardų kortelės su spalvų kodais gali padėti. Pavyzdžiui, skirtingos spalvės skirtingoms pramonės šakoms ar įmonių dydžiams. Tai leidžia žmonėms greitai identifikuoti potencialius kontaktus. Bet nepadarykite šio sistemos pernelyg sudėtingos – maksimum 3-4 kategorijos.
Strukturuotas networking’as veikia geriau nei manote. Paprastas metodas: paprašykite dalyvių per pietų pertrauką sėsti prie stalų su žmonėmis, kurių dar nepažįsta. Arba organizuokite trumpas „speed networking” sesijas. Taip, kai kurie žmonės raitosi akimis girdėdami tokius pasiūlymus, bet faktiškai tai veikia – ypač introvertiškesniems dalyviams, kuriems sunku pradėti pokalbį su nepažįstamais.
Kauno verslo bendruomenėje stiprūs sektoriniai ryšiai. Jei jūsų renginyje dalyvauja žmonės iš skirtingų sektorių, pagalvokite, kaip juos sujungti. Galbūt gamybos įmonės atstovas ir IT sprendimų tiekėjas turi daug ką aptarti – bet jie patys to gali nesuvokti, kol kas nors nesuves jų kartu.
Biudžeto planavimas: kur verta investuoti, o kur galima sutaupyti
Verslo renginių organizavimas Kaune yra pigesnis nei Vilniuje, bet tai nereiškia, kad galite organizuoti kokybišką renginį už nieką. Reikia suprasti, kur investuoti, o kur galima rasti ekonomiškesnių sprendimų.
Vietos nuoma Kaune kainuoja nuo 100 iki 500 eurų už dieną, priklausomai nuo vietos prestižo ir dydžio. Viešbučių salės paprastai brangesnės, bet įskaičiuotas catering’as ir įranga gali kompensuoti skirtumą. Netradicinės erdvės gali atrodyti pigesnės, bet pridėkite įrangos nuomos, catering’o pristatymo, papildomo apšvietimo kaštus – ir galbūt jau nebeatrodo taip patraukliai.
Garso ir vaizdo įranga – ne vieta taupyti. Prasta garso kokybė sugadins net geriausią pranešimą. Profesionalios įrangos nuoma su operatoriumi kainuoja 200-400 eurų, bet tai verta kiekvieno euro. Jei renginys svarbus, investuokite ir į profesionalų fotografą – kokybiškos nuotraukos pravers komunikacijai po renginio ir kitų renginių reklamai.
Catering’as Kaune kainuoja maždaug 8-15 eurų vienam dalyviui už kavos pertraukas ir 15-25 eurų už pietus. Čia galite šiek tiek sutaupyti pasirinkdami paprastesnius meniu, bet nedarykite to per akivaizdžiai. Šalti sumuštiniai vietoj šiltų užkandžių – priimtina. Vienkartiniai indai vietoj porceliano – priimtina. Bet jei kavos pertraukoje tik sausainiai ir obuoliai – tai jau atrodo šykštoka.
Reklamos ir komunikacijos biudžetas priklauso nuo to, kaip plačiai norite pasiekti auditoriją. Jei renginys skirtas esamiems klientams ar partneriams, pakanka el. pašto komunikacijos ir galbūt socialinių tinklų. Jei norite pritraukti naujų dalyvių, gali tekti investuoti į mokamą reklamą „LinkedIn” ar specializuotuose verslo portaluose. Skaičiuokite 5-10 eurų už vieną pritrauktą dalyvį.
Netikėtos išlaidos visada atsiranda. Palikite bent 15-20% biudžeto rezervą. Tai gali būti papildoma įranga, skubūs spausdinimo darbai, papildomas catering’as, jei atėjo daugiau dalyvių nei tikėtasi, arba tiesiog taksi pranešėjui, kuris pavėlavo į traukinį.
Po renginio: kaip išlaikyti momentum ir pamatuoti sėkmę
Renginys nesibaigė, kai paskutinis dalyvis išėjo. Iš tikrųjų, tai, ką darote po renginio, gali būti net svarbiau už patį renginį – bent jau ilgalaikės vertės požiūriu.
Dėkojamieji laiškai turi būti išsiųsti per 24 valandas. Ne po savaitės, ne kai „turėsite laiko” – kitą dieną. Laiškas turi būti asmeniškas (bent kiek įmanoma), trumpas ir turėti aiškų sekantį žingsnį. Galbūt tai nuoroda į pristatymo medžiagą, įrašą, papildomas išteklius ar pakvietimas į kitą renginį.
Pristatymo medžiaga turi būti prieinama. Jei pranešėjai sutinka, įkelkite jų pristatymus į bendrą vietą ir pasidalinkite su dalyviais. Tai ne tik naudinga dalyviams – tai dar viena priežastis jiems atidaryti jūsų laišką ir prisiminti renginį.
Nuotraukos ir vaizdo medžiaga yra aukso vertės turiniui. Geros nuotraukos iš renginio gali būti naudojamos mėnesius – socialiniuose tinkluose, svetainėje, kito renginio reklamoje. Jei filmavote pristatymus, net trumpi fragmentai gali būti vertingi. Bet prieš viešindami bet ką, įsitikinkite, kad turite dalyvių sutikimą.
Grįžtamasis ryšys turi būti renkamas sistemingai. Trumpa apklausa (maksimum 5-7 klausimai) per 2-3 dienas po renginio duos vertingos informacijos. Svarbiausias klausimas nėra „Ar jums patiko?” (visi atsakys „taip” iš mandagumo), o „Ką konkrečiai išsinešėte iš šio renginio?” ir „Ką turėtume pakeisti kitą kartą?”. Atviri klausimai duoda daug vertesnių atsakymų nei skalės nuo 1 iki 5.
Skaičiai, kuriuos reikia sekti: registracijų skaičius, faktinis dalyvių skaičius (ir skirtumas tarp jų), dalyvavimo trukmė (kiek žmonių išėjo anksčiau), socialinių tinklų pasiekiamumas, apklausos atsakymų skaičius ir, svarbiausia, konkretūs verslo rezultatai – nauji kontaktai, susitikimai, sandoriai, kurie kilo iš renginio.
Kai viskas susidėlioja į vietą: nuo planavimo iki rezultatų
Efektyvus verslo renginio organizavimas Kaune nėra vien logistikos klausimas – tai strateginis įrankis, kuris gali stiprinti verslo ryšius, kurti naujus partnerystės santykius ir pozicionuoti jūsų įmonę kaip pramonės lyderę. Miesto kompaktiškumas ir stipri pramoninė bazė sukuria unikalias galimybes, bet kartu reikalauja profesionalumo ir dėmesio detalėms.
Sėkmingo renginio pagrindas – aiškus supratimas, kam jis organizuojamas ir kokią vertę turėtų sukurti dalyviams. Visa kita – vieta, catering’as, techninė įranga – yra priemonės šiam tikslui pasiekti. Jei pradėsite nuo tikslo, o ne nuo salės rezervacijos, jūsų sprendimai bus daug logiškesni ir efektyvesni.
Investicija į kokybę atsipirks. Žmonės prisimena gerai organizuotus renginius ir nori dalyvauti kituose jūsų renginiuose. Jie rekomenduoja juos kolegoms. Jie asocijuoja jūsų įmonę su profesionalumu. Priešingai, prasta patirtis gali pakenkti reputacijai ilgam laikui – ypač Kauno verslo bendruomenėje, kur žmonės pažįsta vienas kitą.
Pradėkite planuoti anksčiau nei manote, kad reikia. Geras renginys reikalauja bent 6-8 savaičių pasiruošimo, jei norite padaryti viską gerai. Skubėjimas visada matosi rezultatuose. Ir nepamirškite, kad pats renginys – tai tik viena diena, bet santykiai, kuriuos sukuriate, gali tęstis metus.
