Kodėl Kaunas tampa verslo renginių sostine
Kaunas šiandien nebe tas provincialus miestas, kokį kai kas dar prisimena iš praeities. Antrasis pagal dydį Lietuvos miestas per pastaruosius metus tapo tikru verslo renginių magnetų – čia kyla modernūs konferencijų centrai, atsinaujina viešbučiai, o infrastruktūra leidžia organizuoti renginius nuo kamerinių verslo pusryčių iki tūkstantinių konferencijų.
Bet kodėl vis daugiau įmonių vadovų renkasi būtent Kauną? Atsakymas paprastas – čia susilieja praktiniai pranašumai su autentiška atmosfera. Vieta lengvai pasiekiama tiek iš Vilniaus, tiek iš užsienio (ypač per Kauno oro uostą), o kainos dažnai maloniai nustebina palyginti su sostine. Be to, Kaunas turi tą ypatingą energiją – ne per daug formalų, bet ir ne per daug atsipalaidavęs. Kaip tik tai, ko reikia produktyviam verslo renginiui.
Pats esu organizavęs ne vieną renginį abiejuose miestuose, ir pastebėjau įdomią tendenciją – dalyviai į Kaune vykstančius renginius atvyksta labiau susikaupę, mažiau išblaškyti. Galbūt dėl to, kad čia mažiau trukdžių, o gal tiesiog dėl to, kad kelionė į Kauną jau savaime signalizuoja: „Tai svarbus renginys, verta skirti dėmesio.”
Vietos parinkimas: kur ir kaip rasti idealią erdvę
Vietos pasirinkimas – tai ne tik kvadratiniai metrai ir kėdžių skaičius. Tai visas kontekstas, kuris formuoja renginio atmosferą ir sėkmę. Kaune galimybių spektras tikrai platus, bet reikia žinoti, ko ieškoti.
Jei planuojate klasikinę konferenciją ar seminarą 50-200 žmonių, verta pažvelgti į viešbučių konferencijų sales. „Moxy”, „Park Inn”, „Best Western” – visi šie viešbučiai turi modernias erdves su visa reikiama technika. Privalumas akivaizdus – dalyviai gali apsistoti tame pačiame pastate, o jūs gaunate „viską viename” paketą. Tačiau atminkite – viešbučių salės dažnai būna panašios viena į kitą, todėl jei norite išsiskirti, reikės papildomai investuoti į dekoracijas ar nestandartinį formatą.
Netradicinės erdvės Kaune – tai atskira istorija. „Kultūros fabrikas Kablys”, „Loftas”, senamiesčio galerijų erdvės – šios vietos suteikia charakterio. Čia puikiai tinka produktų pristatymai, kūrybiniai susitikimai, networking’o vakarai. Tačiau būkite pasirengę, kad tokiose vietose teks daugiau rūpintis logistika – nuo garso įrangos iki papildomų tualetų.
Praeitą pavasarį organizavau startuolių konferenciją „Kablys” erdvėje. Atmosfera buvo nuostabi, dalyviai džiaugėsi neformalia aplinka, bet techninis pasiruošimas užtruko dvigubai ilgiau nei planuota. Pamoka išmokta: netradicinėse erdvėse visada pridėkite bent 30% laiko rezervo techniniam pasiruošimui.
Dar viena svarbi detalė – prieiga ir parkavimas. Kauno senamiestyje parkavimas gali būti iššūkis, todėl jei tikitės daug dalyvių su automobiliais, geriau rinktis vietas su nuosavomis aikštelėmis arba aiškiai komunikuoti apie viešojo transporto galimybes.
Biudžeto planavimas: kur taupyti ir kur neverta šykštėti
Verslo renginių organizavimas Kaune gali kainuoti labai įvairiai – nuo kelių tūkstančių iki keliasdešimt tūkstančių eurų. Viskas priklauso nuo masto ir ambicijų, bet yra universalios taisyklės, kurios padeda optimizuoti išlaidas.
Pirma – derėkitės dėl vietos nuomos, ypač jei planuojate renginį ne sezono metu (rugsėjis-lapkritis, sausis-kovas). Daugelis erdvių turi lankstesnius tarifus šiuo laikotarpiu. Antra – maistas. Tai dažnai didžiausia biudžeto dalis po vietos nuomos. Kaune yra puikių keitingo įmonių, kurios siūlo įvairius paketus. Nebūtinai rinktis brangiausią – vidutinio lygio keitingas su šviežiais produktais ir geru pateikimu dažnai palieka geresnį įspūdį nei prabangus, bet neasmeniškas bufetas.
Kur tikrai neverta taupyti? Garso ir vaizdo įranga. Nieko taip nenuvertina profesionalaus renginio kaip cypiantis mikrofonas ar neveikiantis projektorius. Jei erdvė neturi profesionalios įrangos, samdykite patikimą techninės įrangos tiekėją. Taip, tai kainuos papildomai 300-800 eurų, bet tai investicija į renginio kokybę.
Fotografas ar videografas – dar viena pozicija, kur taupymas neapsimoka. Kokybiška medžiaga po renginio – tai jūsų turtas ilgam laikui. Galite naudoti ją rinkodaroje, socialiniuose tinkluose, ataskaitose vadovybei. Kaune yra daug talentingų fotografų, kurie specializuojasi verslo renginiuose, ir jų kainos paprastai žemesnės nei Vilniuje.
Štai kur galite sutaupyti: spausdinta medžiaga. Dauguma dalyvių programas ir medžiagas vis tiek nuskaito telefonu. Sukurkite skaitmeninę versiją, QR kodą, ir sutaupysite ne tik pinigų, bet ir prisidėsite prie tvarumo. Dekoracijos – nebent tai koks ypatingas vakarėlis, paprastos, minimalistinės dekoracijos dažnai atrodo stilingiau nei perkrauta erdvė.
Techniniai aspektai: nuo Wi-Fi iki ventiliacijos
Techniniai dalykai – tai ta sritis, kurią dažniausiai nuvertina pradedantys organizatoriai, o paskui būna nemalonių staigmenų. Patikėkite, esu matęs, kaip puiki konferencija virto chaosu vien dėl lėto interneto.
Wi-Fi – absoliutus must-have. Ir ne bet koks, o toks, kuris išlaikys apkrovą, kai 100 žmonių vienu metu bandys patikrinti el. paštą. Prieš renginį būtinai testuokite ryšį su maksimalia galima apkrova. Jei erdvės Wi-Fi kelia abejonių, apsvarstykite papildomo ryšio nuomą – tai gali kainuoti 200-400 eurų, bet išgelbės jus nuo katastrofos.
Elektros lizdai – kitas dažnai pamirštamas dalykas. Šiuolaikiniai dalyviai ateina su nešiojamais kompiuteriais, planšetėmis, telefonais. Jei planuojate darbo sesijas, įsitikinkite, kad yra pakankamai lizdų arba turėkite ilginamųjų laidų.
Ventiliacija ir temperatūra – kritiškai svarbu. Salė, kurioje per šilta ar per šalta, labai greitai tampa nepakenčiama. Prieš renginį patikrinkite, kaip veikia vėdinimo sistema, ar galite reguliuoti temperatūrą. Vasarą Kaune gali būti karšta, o kai salėje susėda daug žmonių, temperatūra pakyla dar labiau.
Garso sistema – jei renginys didesnis nei 30 žmonių, jums reikia mikrofonų. Idealiai – bent dviejų belaidžių mikrofonų (vienas atsarginis visada praverčia). Jei planuojate diskusijas ar Q&A sesijas, pagalvokite apie rankinio mikrofono perdavimą auditorijai arba stacionarius mikrofonus klausimams.
Vienas patarimas iš patirties: visada turėkite techninį žmogų renginio metu. Net jei viskas testuota ir veikia puikiai, Murphy’io dėsnis sako, kad kažkas gali sugesti pačiu netinkamiausiu momentu. Žmogus, kuris gali greitai išspręsti problemą, yra neįkainojamas.
Dalyvių registracija ir komunikacija: kaip padaryti, kad viskas vyktų sklandžiai
Dalyvių valdymas prasideda gerokai anksčiau nei pats renginys. Ir tai ne tik apie registracijos formą – tai visa komunikacijos strategija nuo pirmo kvietimo iki padėkos laiško po renginio.
Registracijos sistema turi būti paprasta. Žmonės nenori užpildyti dešimties laukų, kad užsiregistruotų į pusryčius. Minimumas: vardas, pavardė, el. paštas, įmonė, telefonas. Jei reikia daugiau informacijos, geriau surinkti ją vėliau arba padarykite papildomus laukus neprivalomais.
Kaune veikia kelios įmonės, siūlančios registracijos sistemas („Tiketa”, „Bilietai.lt”), bet jei renginys nedidelis ir nemokamas, pakanka ir Google Forms. Svarbu ne įrankis, o tai, kaip greitai ir aiškiai žmonės gali užsiregistruoti.
Komunikacija prieš renginį – čia dauguma daro klaidų. Siųsti vieną priminimą prieš dieną nepakanka. Optimali schema: patvirtinimo laiškas iš karto po registracijos, priminimas savaitę prieš renginį su praktine informacija (vieta, parkavimas, programa), priminimas dieną prieš su paskutiniais detalėmis.
Praktinė informacija turi būti labai konkreti. Ne „renginys vyks Kauno centre”, o tikslus adresas, nuoroda į Google Maps, informacija apie parkavimą (kur yra artimiausios mokamos aikštelės, kiek kainuoja), viešojo transporto galimybės. Jei tai pirmą kartą vyksta toje vietoje, pridėkite nuotrauką pastato ar įėjimo.
Registracijos stalas pačiame renginyje – tai pirmasis fizinis kontaktas su dalyviais. Čia negali būti eilių ir chaoso. Jei tikitės daugiau nei 50 dalyvių, turėkite bent du žmones prie registracijos stalo. Paruoškite vardines korteles iš anksto, surūšiuokite alfabeto tvarka. Turėkite tuščių kortelių ir žymeklių tiems, kurie užsiregistravo paskutinę minutę.
Vienas triukas, kuris visada veikia: turėkite atskirą „VIP” registracijos liniją svarbiausiems svečiams ar pranešėjams. Tai ne tik pagreitina procesą, bet ir parodo pagarbą tiems, kurie prisideda prie renginio.
Programa ir turinys: kaip išlaikyti dalyvių dėmesį
Gera programa – tai ne tik įdomūs pranešėjai, bet ir teisingas ritmas, pertraukos, įvairovė. Žmonių dėmesio koncentracija ribota, ir tai reikia planuoti.
Klasikinė klaida – per ilgos kalbos be pertraukų. Maksimali pranešimo trukmė turėtų būti 20-30 minučių. Jei tema sudėtinga ir reikia daugiau laiko, geriau suskaidykite į dalis su diskusija tarp jų. Panel diskusijos paprastai įdomesnės nei vieno žmogaus monologas, nes dinamika laiko žmones budrius.
Pertraukos – ne mažiau svarbios nei pati programa. 15 minučių kavos pertraukos po kiekvienos valandos turėtų būti standartas. Tai laikas ne tik kavai, bet ir networking’ui, kuris daugeliui dalyvių yra viena iš pagrindinių renginio vertės dalių.
Pietų pertrauka – čia būkite dosnūs su laiku. Mažiausiai valanda, o geriau pusantros. Žmonės turi ne tik pavalgyti, bet ir atsipalaiduoti, pasikalbėti, patikrinti el. paštą. Skuba čia nieko gero neduoda.
Interaktyvumas – tai raktas į dalyvių įsitraukimą. Net jei tai formali konferencija, įtraukite elementų, kurie reikalauja dalyvių aktyvumo. Klausimų-atsakymų sesijos, balsavimai (dabar yra puikių įrankių kaip Slido ar Mentimeter), nedidelės grupinės diskusijos. Kuo daugiau žmonės dalyvauja, tuo labiau jaučiasi įsitraukę.
Kaune organizuotame marketingo renginyje išbandėme formatą, kurį pavadinome „speed networking” – panašiai kaip speed dating, tik verslo kontaktams. 5 minutės pokalbiui, skambutis, kitas partneris. Dalyviai buvo sužavėti, nes per trumpą laiką suspėjo susipažinti su daugybe žmonių.
Maitinimas: daugiau nei tik maistas
Maistas verslo renginyje – tai ne tik fiziologinis poreikis. Tai socialinis elementas, atmosferos kūrėjas, net verslo galimybių katalizatorius. Geras maistas palieka gerą įspūdį, blogas – gali sugadinti net puikiausią programą.
Kaune keitingo rinka tikrai subrendusi. Yra tiek tradicinių paslaugų tiekėjų, tiek naujų, inovatyvių įmonių. Pasirinkimas priklauso nuo renginio stiliaus ir biudžeto, bet kelios universalios taisyklės galioja visada.
Kokybė svarbesnė už kiekį. Geriau mažiau patiekalų, bet šviežių ir gerai paruoštų, nei gausus, bet vidutiniškas bufetas. Dalyviai įvertins tai, kad maistas skanus, net jei pasirinkimas ne toks platus.
Įvairovė – būtina. Visada bus vegetarų, veganų, žmonių su alergijomis. Įsitikinkite, kad yra alternatyvų. Geras keitingas visada paklausia apie dietinius apribojimus ir siūlo sprendimus.
Kavos pertraukos – čia neverta taupyti. Gera kava, įvairūs arbatos pasirinkimai, šviežios užkandos (vaisiai, riešutai, sausainiai). Tai mažos investicijos, kurios labai keičia bendrą įspūdį.
Pietūs – jei renginys trunka per pietus, turite tris pagrindines opcijas: bufetas, patiekiamas maistas arba pietūs restorane. Bufetas universaliausias – žmonės pasirenka patys, eina savo tempu. Patiekiamas maistas elegantiškesnis, bet reikalauja daugiau laiko. Pietūs restorane geri networking’ui, bet logistiškai sudėtingesni.
Vienas patarimas: jei renginys rytinis, nepamirškite pusryčių ar bent lengvų užkandų. Žmonės dažnai atvyksta nevalgę, ir tuščiu skrandžiu sunku koncentruotis.
Po renginio: kaip išlaikyti ryšį ir išmatuoti sėkmę
Renginys nepasibaigė, kai paskutinis dalyvis išėjo. Iš tiesų, tai, kas vyksta po renginio, dažnai lemia, ar jis bus sėkmingas ilgalaikėje perspektyvoje.
Padėkos laiškas turi būti išsiųstas per 24 valandas. Ne formalus „ačiū, kad dalyvavote”, o nuoširdus laiškas su konkrečia verte: nuotraukos iš renginio, pranešėjų pristatymai, papildoma medžiaga, atsakymai į dažniausiai užduotus klausimus. Tai parodo profesionalumą ir rūpestį.
Grįžtamasis ryšys – kritiškai svarbus. Išsiųskite trumpą apklausą (ne ilgesnę nei 5 klausimai). Kas patiko? Kas galėtų būti geriau? Ką norėtų matyti kitame renginyje? Ši informacija neįkainojama planuojant būsimus renginius.
Socialiniai tinklai – dabar jūsų turtas. Visos nuotraukos, video įrašai, citatos iš pranešėjų – visa tai turėtų būti sistemingai publikuojama savaitę-dvi po renginio. Tai pailgina renginio „gyvavimą” ir padidina jo matomumą.
Rezultatų matavimas priklauso nuo renginio tikslų. Jei tai buvo klientų renginys, sekite, kiek naujų kontaktų užmezgėte, kiek susitikimų suplanuota po renginio. Jei vidinė konferencija – darbuotojų pasitenkinimo rodikliai. Jei produkto pristatymas – generuotų potencialių klientų skaičius.
Vienas dalykas, kurį pastebėjau organizuojant renginius Kaune – žmonės čia labiau linkę tęsti bendravimą po renginio. Galbūt dėl to, kad miestas mažesnis ir bendruomenė glaudesnė, bet networking’o efektas Kaune dažnai stipresnis nei didmiestyje.
Kai viskas susideda į vietą: apie tai, kas iš tiesų svarbiausia
Organizuojant verslo renginį Kaune, lengva pasiklysti detalėse ir pamiršti esmę. Bet jei turėčiau išskirti vieną dalyką, kuris atskiria gerą renginį nuo puikaus, tai būtų autentiškumas ir dėmesys žmonėms.
Technologija, logistika, programa – visa tai svarbu, bet tai tik įrankiai. Tikroji vertė atsiranda, kai žmonės jaučiasi sveikinti, kai jų laikas gerbiamas, kai jie išeina su naujomis žiniomis, kontaktais ar įkvėpimu.
Kaunas kaip miestas tam turi unikalų potencialą. Čia dar nėra tos sostinės skubos ir anonimškumo. Čia lengviau sukurti šiltą, autentišką atmosferą. Naudokitės tuo.
Pradėkite planavimą anksčiau nei manote, kad reikia – bent tris mėnesius prieš renginį, jei jis vidutinio dydžio. Turėkite atsarginį planą svarbiausiem dalykam. Investuokite į žmones – komandą, kuri padės organizuoti, pranešėjus, kurie suteiks vertės.
Ir atminkite: tobulas renginys neegzistuoja. Visada bus kažkas, kas galėjo būti geriau. Bet jei dalyviai išeina šypsodamiesi, kalbėdami apie tai, ką išmoko ar su kuo susipažino, jei jie klausia „kada bus kitas?” – tai reiškia, kad padarėte viską teisingai. O Kaunas, su savo unikalia energija ir vis gerėjančia infrastruktūra, tam tikrai yra teisinga vieta.
