Kodėl verta organizuoti verslo renginį būtent Kaune
Kaunas pastaraisiais metais tapo tikru verslo renginių centru Lietuvoje. Miestas siūlo puikų balansą tarp profesionalios infrastruktūros ir žmogiškesnės, mažiau formalios atmosferos nei sostinė. Čia lengviau pasiekti dalyvius iš įvairių Lietuvos regionų, o parkavimo galimybės ir logistika dažnai būna paprastesnė nei Vilniuje.
Organizuojant renginį Kaune, pastebėsite, kad kainos už sales ir paslaugas paprastai yra maloniai žemesnės, tačiau kokybė nė kiek nenukenčia. Miestas turi stiprią verslo bendruomenę, aktyvius startuolius ir brandžias įmones, todėl potencialių dalyvių ratas yra tikrai platus. Be to, Kauno senamiestis ir modernūs verslo centrai suteikia galimybę derinti oficialią renginio dalį su neformalia aplinka.
Dar vienas svarbus aspektas – Kaunas yra kompaktiškas. Tai reiškia, kad dalyviai gali lengvai pasiekti renginio vietą iš oro uosto, geležinkelio stoties ar viešbučių. Nereikia leisti valandų kelyje ar planuoti sudėtingos logistikos. Tai ypač svarbu, kai kviečiate svečius iš užsienio ar kitų Lietuvos miestų.
Geriausi Kauno kampeliai verslo renginiams
Renkantis vietą verslo renginiui, pirmiausia reikia suprasti, kokio formato renginį organizuojate. Konferencija 200 žmonių reikalauja visai kitokios erdvės nei 30 dalyvių seminaras ar networking’o vakaras.
Viešbučių konferencijų salės yra klasikinis pasirinkimas. „Moxy Kaunas Center” turi modernias sales su visa reikiama įranga, o jų komanda gerai išmano renginių organizavimo specifiką. „Radisson” viešbutis siūlo didesnes erdves ir profesionalų aptarnavimą, tačiau kaina bus atitinkamai aukštesnė. Šios vietos puikiai tinka formalesnėms konferencijoms, produktų pristatymams ar verslo pusryčiams.
Koworking’o erdvės tapo labai populiarios tarp startuolių ir mažesnių įmonių. „Idea Coworking” Laisvės alėjoje turi kelis kambarius, kuriuos galima pritaikyti įvairiems poreikiams. „Kolektyvas” Senamiestyje siūlo autentišką atmosferą istoriniame pastate su šiuolaikine įranga. Tokios vietos idealios workshop’ams, mokymams ar nedideliems networking’o renginiams.
Kultūrinės erdvės suteikia unikalumo. „Kauno meno kūrėjų namai” gali būti puikus pasirinkimas, jei norite išsiskirti iš įprastų verslo renginių. Čia galite organizuoti kūrybiškesnius renginius, pristatymus ar diskusijas. „Kultūros fabrikas VAIDILA” taip pat siūlo įdomias erdves su industrine estetika, kuri puikiai tinka šiuolaikiškai verslo kultūrai.
Jei planuojate didesnį renginį, verta pažvelgti į „Kauno kongresų centrą” arba „Žalgirio” arenos konferencijų sales. Šios vietos gali sutalpinti šimtus dalyvių ir turi profesionalią techniką bei patyrusį personalą.
Techninė pusė: ką būtina turėti
Techninė įranga gali padaryti ar sugadinti bet kurį renginį. Net jei turite geriausią programą ir įdomiausius kalbėtojus, prasta garso kokybė ar neveikiantis projektorius gali viską sužlugdyti.
Pirmiausia, garso sistema turi būti kokybiška ir pritaikyta salės dydžiui. Nedidelei salei iki 50 žmonių pakanka paprastos kolonėlės su vienu mikrofonu. Tačiau didesnėms erdvėms reikia profesionalios įrangos su keliomis kolonėlėmis, mikrofonais kalbėtojams ir galbūt net atskirų mikrofonų klausimams iš auditorijos. Visada turėkite atsarginį mikrofoną – baterijos išsenka pačiu netinkamiausiu momentu.
Vaizdo įranga – tai ne tik projektorius ar ekranas. Šiuolaikiniuose renginiuose vis dažniau naudojami LED ekranai, kurie geriau matomi šviesoje ir atrodo profesionaliau. Jei renkate vietą, kuri jau turi įmontuotą įrangą, patikrinkite jos kokybę iš anksto. Atvykite į vietą, prijunkite savo kompiuterį ir pažiūrėkite, kaip viskas veikia. Sužinosite, kokios raiškos palaiko jų sistema, ar reikia adapterių, ar veikia belaidis ryšys.
Dažnai pamirštama, bet labai svarbi detalė – interneto ryšys. Jei jūsų renginyje dalyviai naudosis telefonais ar kompiuteriais (o šiais laikais taip bus beveik tikrai), reikia stabilaus ir greito Wi-Fi. Pasitikrinkite su vietos administratoriais, kiek vartotojų gali vienu metu naudotis tinklu. Kartais standartinis viešbučio Wi-Fi tiesiog neišlaiko apkrovos, kai 100 žmonių bando vienu metu patikrinti el. paštą.
Apšvietimas daro didžiulį skirtumą. Jei filmuojate ar fotografuojate renginį, reikės papildomo apšvietimo. Net jei ne, geras apšvietimas padeda palaikyti dalyvių dėmesį ir sukuria tinkamą atmosferą. Kai kurios salės leidžia reguliuoti apšvietimą, o tai labai praverčia skirtingoms renginio dalims.
Logistika, kuri neturėtų tapti galvos skausmu
Logistika prasideda nuo to momento, kai žmogus nusprendžia atvykti į jūsų renginį. Kaip jis sužinos, kur vyksta renginys? Ar lengva rasti vietą? Kur palikti automobilį?
Sukurkite aiškias ir detalizuotas atvykimo instrukcijas. Nepakanka parašyti tik adreso. Įtraukite nuorodas į Google Maps, nurodykite artimiausias viešojo transporto stoteles, paminėkite orientyrus. Jei pastatas turi kelis įėjimus, tiksliai nurodykite, kuriuo reikia eiti. Skamba smulkmeniškai, bet tikrai sutaupysite laiko sau ir dalyviams.
Parkavimas Kaune gali būti iššūkis, ypač senamiestyje ar centre. Jei renkate vietą be savo parkavimo aikštelės, iš anksto išsiaiškinkite artimiausias mokamas parkavimo vietas ir pasidalinkite šia informacija su dalyviais. Kai kurios vietos turi susitarimus su netoliese esančiomis aikštelėmis – pasidomėkite tokia galimybe.
Registracija turėtų būti sklandžia ir greita. Jei tikitės daugiau nei 30 dalyvių, turėkite bent du registracijos stalus. Paruoškite vardines korteles iš anksto (jei žinote dalyvių sąrašą) arba turėkite sistemą, kaip jas greitai išspausdinti vietoje. Elektroninė registracija per planšetes ar telefonus gali pagreitinti procesą, bet visada turėkite ir popierinį atsarginį variantą.
Maistas ir gėrimai – tai ne tik malonumas dalyviams, bet ir būtinybė ilgesniems renginiams. Žmonės negali koncentruotis, kai alkani. Kavos pertraukos yra ne tik kavos – tai laikas bendravimui ir networking’ui. Jei renginio vieta neturi savo catering’o, turėsite rasti išorinį tiekėją. Kaune yra nemažai gerų catering’o įmonių, bet užsakykite iš anksto, ypač jei renginys vyksta populiarų laiką.
Kaip pritraukti tinkamus dalyvius
Galite turėti puikiausią vietą ir geriausią programą, bet jei niekas neateis, renginys bus nesėkmingas. Dalyvių pritraukimas prasideda daug anksčiau nei pats renginys.
Tikslinė auditorija turi būti aiškiai apibrėžta. Kas yra tie žmonės, kuriems jūsų renginys tikrai naudingas? Kokias problemas jis jiems išspręs? Kokios vertės suteiks? Atsakę į šiuos klausimus, galėsite kurti tikslią komunikaciją.
Socialiniai tinklai yra pagrindinis kanalas informacijai skleisti. LinkedIn puikiai veikia B2B renginiams, Facebook vis dar turi platų pasiekimą, o Instagram tinka, jei jūsų auditorija jaunesnioji. Sukurkite renginio puslapį ar event’ą, reguliariai skelbkite informaciją apie kalbėtojus, programą, praktines detales. Naudokite unikalų hashtag’ą, kurį dalyviai galės naudoti prieš, per ir po renginio.
El. paštas vis dar yra vienas efektyviausių būdų. Jei turite savo kontaktų bazę, išsiųskite asmenišką kvietimą. Padarykite kelis priminimus (bet ne per daug – niekas nemėgsta spam’o). Pirmasis laiškas turėtų būti išsiųstas bent mėnesį prieš renginį, paskutinis priminimas – dieną prieš.
Partnerystės gali labai padidinti pasiekimą. Raskite organizacijas, bendruomenes ar įmones, kurių auditorija sutampa su jūsų tiksline grupe. Pasiūlykite jiems tapti partneriais – jie reklamuoja jūsų renginį savo kanalais, o jūs jiems suteikiate matomumą renginyje. Tai win-win situacija.
Programos kūrimas: kaip išlaikyti dėmesį
Renginio programa – tai ne tik kalbėtojų sąrašas ir laikai. Tai patirtis, kurią kuriate dalyviams. Žmonės turi išeiti jaučiantys, kad praleido laiką naudingai.
Trukmė turėtų būti reali ir pagrįsta. Pusės dienos renginiai (3-4 valandos) paprastai veikia geriau nei visos dienos, nebent turite išties daug vertingo turinio. Žmonės turi darbo, įsipareigojimų, ir jų dėmesio koncentracija ribota. Geriau turėti trumpesnį, bet intensyvesnį renginį nei ilgą ir nuobodų.
Įvairovė palaiko susidomėjimą. Jei visas renginys – tai tik prezentacijos, žmonės pradės snausti po pirmosios valandos. Įtraukite diskusijas, Q&A sesijas, workshop’us, networking’o pertraukas. Leiskite žmonėms judėti, bendrauti, dalyvauti.
Kalbėtojai turi būti ne tik kompetentingi, bet ir gebantys įdomiai pasakoti. Geriau turėti praktiką, kuris pasidalins realiais pavyzdžiais ir patirtimi, nei akademiką, kuris skaito sausą teoriją. Jei kviečiate kalbėtojus, iš anksto aptarkite su jais lūkesčius, programą, auditoriją. Paprašykite atsiųsti prezentacijas iš anksto – taip galėsite patikrinti techninius dalykus ir įsitikinti, kad turinys atitinka lūkesčius.
Pertraukos yra ne laiko švaistymas, o svarbi renginio dalis. 10-15 minučių pertrauka kas valandą ar pusantros leidžia žmonėms atsikvėpti, patikrinti telefonus, pasikalbėti su kitais dalyviais. Ilgesnė pietų pertrauka (jei renginys ilgas) suteikia galimybę gilesniam networking’ui.
Ką daryti renginio dieną
Renginio diena visada atrodo chaotiškesnė nei planuojate, bet gera pasiruošimas padeda išvengti didžiausių problemų.
Atvykite anksčiau – bent valandą ar dvi prieš oficialų pradžią. Reikės laiko patikrinti techniką, išdėlioti medžiagas, paruošti registracijos stalą, išspręsti netikėtas problemas (o jos tikrai atsiras).
Turėkite aiškų vaidmenų pasiskirstymą. Kas atsakingas už techniką? Kas tvarko registraciją? Kas koordinuoja kalbėtojus? Kas sprendžia nenumatytus klausimus? Jei organizuojate vienas, bent turėkite asistentą, kuris gali padėti kritiniais momentais.
Techninė patikra turi būti atlikta prieš ateinant dalyviams. Prijunkite visus kompiuterius, patikrinkite, ar veikia garsas, ar matosi prezentacijos, ar veikia mikrofonai. Jei naudojate video medžiagą, paleiskite ją iš anksto. Patikrinkite, ar veikia Wi-Fi ir ar dalyviai turi slaptažodį.
Registracijos stalas turėtų būti aiškiai matomas ir lengvai pasiekiamas. Turėkite dalyvių sąrašą (geriau ir elektroninį, ir popierinį), vardines korteles, programas, rašiklius. Jei dalyviams duodate kokias nors medžiagas ar dovanas, jos turėtų būti paruoštos ir lengvai prieinamos.
Laikas – tai jūsų priešas ir draugas. Pradėkite laiku, net jei ne visi dar atvyko. Žmonės, kurie atėjo laiku, nusipelno pagarbos. Tačiau būkite pasiruošę lankščiai reaguoti – jei diskusija įdomiai klostosi ir dalyviai aktyviai dalyvauja, galbūt verta skirti jai daugiau laiko nei planavo.
Fotografavimas ir filmavimas padės dokumentuoti renginį ir sukurti turinį ateičiai. Jei nesamdote profesionalaus fotografo, bent turėkite ką nors, kas gali daryti kokybiškas nuotraukas telefonu. Fotografuokite ne tik sceną, bet ir dalyvius (su jų sutikimu), networking’o momentus, bendrą atmosferą.
Kaip paversti renginį ilgalaike verte
Renginys nesibaigia, kai paskutinis dalyvis išeina. Tai, ką darote po renginio, gali būti net svarbiau nei pats renginys.
Follow-up turėtų įvykti per 24-48 valandas. Išsiųskite padėkos laišką visiems dalyviams. Įtraukite nuotraukas, prezentacijų nuorodas, papildomus išteklius. Paprašykite grįžtamojo ryšio – kas patiko, kas galėtų būti geriau. Ši informacija bus neįkainojama organizuojant kitą renginį.
Turinys, sukurtas iš renginio, gali tarnauti mėnesius. Jei filmavote prezentacijas, redaguokite jas ir skelbkite YouTube ar kitose platformose. Padarykite foto albumą. Parašykite straipsnį ar kelias socialinių tinklų įžvalgas apie renginio highlights. Sukurkite infografiką su pagrindinėmis išvadomis. Šis turinys ne tik suteiks vertę tiems, kurie negalėjo dalyvauti, bet ir padės reklamuoti būsimus renginius.
Bendruomenės kūrimas – tai ilgalaikė strategija. Jei organizuojate reguliarius renginius, sukurkite Facebook grupę ar LinkedIn bendruomenę, kur dalyviai galėtų bendrauti tarp renginių. Tai padės išlaikyti ryšį ir užtikrinti, kad žmonės grįš į kitus jūsų renginius.
Santykiai su kalbėtojais ir partneriais turėtų būti puoselėjami. Padėkokite jiems asmeniškai, pasidalinkite, kaip praėjo renginys, atsiųskite nuotraukas. Geri santykiai reiškia, kad jie norės bendradarbiauti ir ateityje, o galbūt ir rekomenduos jus kitiems.
Finansinė analizė padės suprasti, ar renginys buvo sėkmingas ne tik turinio, bet ir verslo prasme. Suskaičiuokite visas išlaidas ir pajamas (jei renginys buvo mokamas). Net jei renginys buvo nemokamas, įvertinkite, ar pasiekėte savo tikslus – ar pritraukėte reikiamą auditoriją, ar sukūrėte vertingų kontaktų, ar sustiprino jūsų įmonės ar organizacijos įvaizdį.
Kai viskas susideda į vieną paveikslą
Organizuoti sėkmingą verslo renginį Kaune nėra raketos mokslas, bet reikalauja dėmesio detalėms ir kruopštaus planavimo. Miestas siūlo puikias galimybes – nuo modernių viešbučių salių iki autentiškų kultūrinių erdvių, nuo profesionalios techninės įrangos iki aktyvios verslo bendruomenės.
Svarbiausias dalykas – pradėti planuoti iš anksto. Vieta, technika, programa, dalyvių pritraukimas – visi šie elementai reikalauja laiko. Geriau turėti du mėnesius pasiruošimui nei skubėti paskutinėmis savaitėmis. Ir nepamirškite, kad renginys – tai patirtis žmonėms. Techniniai dalykai svarbūs, bet dar svarbiau – kokią vertę ir kokius jausmus žmonės išsinešą.
Nesibaiminkite eksperimentuoti ir ieškoti savo stiliaus. Galbūt jūsų renginys bus formalus ir struktūruotas, o gal priešingai – laisvas ir kūrybiškas. Svarbiausia, kad jis atspindėtų jūsų vertybes ir atitiktų jūsų auditorijos poreikius. Kaunas yra pakankamai įvairus, kad rastumėte tinkamą vietą ir formatą bet kokiam renginiui.
Ir paskutinis patarimas – mėgaukitės procesu. Taip, bus streso, netikėtų iššūkių, paskutinės minutės pakeitimų. Bet kai matote žmones bendraujančius, besidalijančius idėjomis, kuriančius naujus ryšius – supranti, kad visas tas darbas buvo vertas. O po sėkmingo renginio jau galėsite planuoti kitą, dar geresnį.
